Toekomstbestendige werkplek staat centraal
Met de opkomst van flexibel of hybride werken, is een werkplek in 2025 niet meer het rechtlijnige begrip dat het ooit was. In een toekomstbestendige werkplek staat de medewerker volledig centraal, constateert Irene Quah (HP). Dat vertaalt zich direct door naar de materiële producten waar hij of zij mee werkt.
‘Tegenwoordig is het voor medewerkers bepalend voor hun arbeidsrelatie dat ze met goede producten werken die alles faciliteren’, zegt Quah. ‘Je moet overal dezelfde ervaring kunnen bieden. Niks is erger dan een vreselijke online ervaring. Samenwerken betekent dat je geen afstand mag voelen in de manier waarop je communiceert.’
- Vooroplopen met AI-productiviteit? HP’s Next Gen AI-PCs bieden lokale AI-verwerking zonder cloud-afhankelijkheid voor betere privacy en prestaties. Ontdek AI-PCs.
Audio is de levenslijn voor communicatie
Het beperken van die afstand begint bij de juiste geluidskwaliteit, voegt Sebastiaan Hoogstadt (HP) toe. ‘Je moet niet alleen zorgen dat je de ander kunt verstaan; zij moeten jou ook goed kunnen horen.
Je videofeed mag wegvallen, maar de ander mag niet horen dat je in een rommelige omgeving zit, bijvoorbeeld door borende buren of rammelende toetsenborden. Audio is de levenslijn voor communicatie.’
Zelfs wanneer je als organisatie het personeelsbestand het overgrote deel van de dag op kantoor hebt zitten, geldt dezelfde regel, zegt Hoogstadt. ‘Allerlei andere organisaties waar je mee samenwerkt hebben misschien wel hele andere strategieën omtrent hybride werken. Je verwelkomt lang niet al je klanten meer op kantoor. Jouw klanten bellen misschien vanuit de trein, of vanuit een café. Dat betekent dat je zelf ook moet nadenken over hoe je daar mee omgaat.’
De IT-professional 2.0: Jouw toolkit voor AI-gedreven werken
De wereld van IT-management verandert snel door de integratie van kunstmatige intelligentie. Maar welke AI-tools maken écht het verschil en hoe implementeer je ze succesvol in jouw organisatie?
Downloaden
Headsetbeleid als basis voor hybride werkplek
De juiste apparatuur is daarom de eerste stap. ‘Ik zie dat er nog steeds veel organisaties zijn die wel flexibel werken, maar bijvoorbeeld geen headsetbeleid hebben’, zegt Hoogstadt. ‘Dat kan eigenlijk niet. Als je een hybride beleid hebt, heb je altijd videoconferenties waar mensen niet in één ruimte zitten. Dan kan het niet dat iemand zonder koptelefoon zit te werken, terwijl de ander met zijn eigen oortjes rommelt.’
Volgens Forrester’s 2024 Future of Work Employee Survey werkt 78% van de werknemers inmiddels hybride, waarbij 43% aangeeft dat geluidsapparatuur hun grootste uitdaging is bij thuiswerken. Dit onderstreept het belang van consistent audiobeleid.
Een consequent beleid geldt overigens voor alle hard- of software die je als organisatie aanschaft. ‘Als we naar flexibele kantoren kijken, moet je ervoor zorgen dat de thuiswerkplek, de onderwegwerkplek en de kantoorruimte allemaal dezelfde interface hebben’, zegt Hoogstadt. ‘De techniek mag geen doel op zich zijn: je wil dat alles op dezelfde intuïtieve manier werkt, in iedere ruimte.’
Poly’s professionele headsets bieden AI-gestuurde ruisonderdrukking en multi-device connectiviteit voor consistente audiokwaliteit overal. Ontdek Poly.
Technologie als regisseur van het overleg
Videoconferentieruimtes vormen één van die ruimtes waar kantoor én hybride personeel samenkomen. Het zijn ruimtes waar organisaties in recente jaren massaal in investeerden, maar waarvan de trend nu een beetje afvlakt, volgens Hoogstadt. ‘De apparatuur is ingekocht, maar het moet vooral beter gaan werken. Gelukkig wordt de techniek wel veel beter.’
Hoogstadt wijst op de camera’s, die steeds intelligenter worden. ‘Stel dat er twaalf mensen aanwezig zijn in een vergaderruimte, waarvan drie of vier sprekers het gesprek domineren. Dat kan de camera herkennen en vervolgens voor soepele transities zorgen, zodat je als hybride werknemer die live inbelt, een beter gevoel van interactie krijgt.’
‘Als je bijvoorbeeld in een ruimte zit, kunnen camera’s herkennen in welke richting iemand praat’, voegt Paula Boersma (HP) toe. ‘Zo kan de camera automatisch schakelen naar een beter front-face beeld van degene die praat. Technologie wordt dus eigenlijk de regisseur van het werkoverleg.’
Proactief beheer voor optimale gebruikerservaring
Toch gaat een goede user experience verder dan alleen de juiste hardware. ‘Al heb je de beste laptops, mooie ruimtes en goede headsets: techniek heeft toch wel de neiging om iets te doen wat je niet wilt’, zegt Hoogstadt. ‘Je wil niet dat jouw C-level executives een ruimte inkomen en dat een paneel of scherm het niet doet.’
Managed Service Platforms (MSP’s) en Workforce Experience Platforms vormen daarin de belangrijkste paraplu. ‘Ze werken als één geïntegreerd platform, waarmee je alle hard- en software monitort’, aldus Boersma. ‘De sleutel om de gebruikerservaring fantastisch te maken is dat je proactief te werk gaat. Je kunt als het ware een data lake creëren, zodat je voortdurend alles kunt analyseren en trends kunt vaststellen voor de toekomst.’
- HP’s Workforce Experience Platform detecteert proactief device-problemen voordat ze impact hebben – dat is nog maar een fractie van de toegevoegde waarde. Ontdek WXP.
Security-vraagstukken in het hybride tijdperk
Het hybride werken heeft het nog net wat lastiger gemaakt om grip te houden op de systemen die medewerkers bijvoorbeeld zelf downloaden. Schaduw-IT, het gebruik van ongeautoriseerde IT-middelen door werknemers, is één van die risico’s, ziet Hoogstadt.
‘Schaduw-IT omvat niet-goedgekeurde software, apps, apparaten en hardware die binnen een organisatie worden gebruikt’, zegt hij. ‘Dit kan variëren van SaaS-apps tot USB-sticks en persoonlijke mobiele apparaten. Werknemers gebruiken deze middelen vaak om hun taken efficiënter uit te voeren, ondanks de potentiële beveiligingsrisico’s.‘
Volgens Gartner’s 2024 Security Trends Report gebruikt 83% van de organisaties inmiddels verschillende security tools voor hybride werkplekken, terwijl 67% aangeeft dat endpoint security hun grootste zorg is bij remote work.
‘Je moet voortdurend op de hoogte zijn van de nieuwe wetgeving in 2025, zoals de NIS2‘, beaamt Quah. ‘Het beheren en bijhouden van data wordt alleen nog maar belangrijker, wat vraagt om een hele andere kijk op IT. Het is eigenlijk geen product meer, maar het bestaansrecht van menige organisatie. Dan moet je dat ook beschermen.’
Startklare producten en duurzame keuzes
Terwijl er ieder jaar weer nieuwe producten op de markt komen die de werkplek nog beter beloven te maken, ziet Quah het belang van een goed beleid. ‘Zorg dat je bij de keuze voor producten ook meteen nadenkt over hoe je ermee omgaat.
- Stuur je de apparatuur direct naar het huisadres, of moeten de medewerkers alles ophalen op kantoor?
- En wil je dat de medewerker direct productief kan zijn? Of moeten ze zelf alles installeren?
Een gebruiker weet dan niet altijd wat hij of zij moet doen; dat kan zomaar een dag duren voordat alles werkt.’
‘Je kunt heel veel problemen voorkomen’, adviseert Quah. ‘De kleine dingen als het aanmelden, verbinden en installeren van alle benodigde software en beveiligingssystemen bespaart de medewerkers uiteindelijk veel tijd. Als je zorgt dat de apparatuur startklaar arriveert, voorkom je tientallen telefoontjes met vragen.’
Bij een werkplek inrichten speelt ook duurzaamheid een steeds belangrijkere rol. IT-professionals krijgen vaker de verantwoordelijkheid om bij hardware-keuzes rekening te houden met energieverbruik, levensduur en recyclemogelijkheden.
IDC’s 2024 Sustainable IT Report toont aan dat 72% van de IT-beslissers duurzaamheid nu meeneemt als primair criterium bij hardware-aanschaf.
‘Het gaat niet alleen om de beste prestaties, maar ook om de impact op lange termijn’, aldus Quah.
Verbindende rol voor IT-professionals in 2025
Quah ziet een rol voor de IT-professional als verbindende factor binnen de organisatie. ‘Het draait uiteindelijk om medewerkerstevredenheid én de juiste apparatuur. Het kopen van die apparatuur moeten we niet beschouwen als alleen een IT-taak, maar iets wat je in samenspraak met inkoop-, HR- en facility-afdelingen doet. Alleen als je ze samenbrengt én uitspreekt waar je samen naartoe wil, kun je toekomstbestendig zijn.’
De moderne werkplek vereist een holistische aanpak waarbij technologie, gebruikerservaring en duurzaamheid samenkomen. Door deze elementen te integreren, creëer je niet alleen een functionele werkomgeving voor vandaag, maar ook een basis die mee kan groeien met toekomstige ontwikkelingen.
Microsoft’s 2024 Work Trend Index bevestigt dit: organisaties die een geïntegreerde aanpak hanteren voor werkplek technologie rapporteren 34% hogere medewerkertevredenheid en 28% minder IT-supportvragen.
Hybride werken 2.0
Veel bedrijven bieden tegenwoordig de mogelijkheid om hybride te werken. Werknemers kunnen dan (deels) werken op kantoor, thuis of op een flexwerkplek. Een flinke omschakeling voor medewerkers en managers.
Downloaden
Lees ook:
