Al geruime tijd is er een trend gaande waarbij kenniswerkers een aanzienlijk deel van hun tijd niet meer achter een bureau doorbrengen. Voor veel mensen is een vijfdaagse werkweek van negen tot vijf op kantoor al lang geen realiteit meer. ‘Dat is een gegeven’, zegt Hoogstadt. ‘Het betekent ook dat meetings veranderen. Ik denk dat er inmiddels geen organisatie meer is die meetings heeft waarbij alle mensen in één ruimte bij elkaar staan. Er is altijd iemand remote. En daar moet je iets mee. Het is belangrijk om faciliteiten te creëren die dit soort samenwerking mogelijk maken. Ik geloof dat dit voor elke organisatie geldt.’
Een storende factor
Om het mogelijk te maken dat mensen ook op afstand deel kunnen nemen aan meetings, is techniek nodig. Die techniek moet feilloos werken, want als dat niet het geval is, dan leidt het af. Hoogstadt: ‘Als leider in een vergadering, wil ik geen storende factoren. Want als iets de aandacht van de vergadering afleidt, dan gaat er kostbare tijd verloren.’
Als leider in een vergadering, wil ik geen storende factoren. Want als iets de aandacht van de vergadering afleidt, dan gaat er kostbare tijd verloren
Focus op stimuleren van creativiteit
Dat beïnvloedt de productiviteit, maar Hoogstadt vindt dat er nog iets belangrijkers is: creativiteit. ‘Ik plan een vergadering omdat ik iets wil bereiken. Als ik alleen maar iets ga zenden, kan ik ook een e-mail sturen. Nee, ik wil een interactieve uitwisseling, waarbij ik iets terugkrijg van de experts die ik heb samengebracht.’
‘Het draait om het creëren van een atmosfeer waarin chemie ontstaat, waarin ideeën botsen en nieuwe inzichten ontstaan. Voor dat proces is creativiteit onmisbaar. Echter, wanneer de aandacht wordt afgeleid door technische problemen of beperkingen, wordt die creatieve flow verstoord. Het is dus van groot belang dat de technologie naadloos en probleemloos functioneert, zodat de focus volledig op het stimuleren van creativiteit en innovatie ligt.’
Een standaard neerzetten als organisatie
Het verbaast Hoogstadt dan ook dat niet meer organisaties sturen op probleemloze technologie. Vooral omdat online meetings de standaard zijn geworden. Hoogstadt is hier uitgesproken over: ‘Als mensen uit mijn team deelnemen aan mijn vergadering, dan verwacht ik dat ze een door de organisatie gecertificeerde headset op hun hoofd hebben. We gaan immers ook niet om het even welke laptop gebruiken voor onze corporate omgeving. Met headsets moet je dat net zo afdwingen. Want we willen een bepaalde standaard neerzetten als organisatie. Een standaard om collega’s, klanten en stakeholders te woord te staan. Gezien het feit dat we allemaal gewoon heel veel buiten de deur zijn, is kun je dit niet meer negeren.’
Als mensen uit mijn team deelnemen aan mijn vergadering, dan verwacht ik dat ze een door de organisatie gecertificeerde headset op hun hoofd hebben
Gestoord door achtergrondgeluiden
Wat voor soort uitdagingen zijn dat dan? ‘Hoe vaak ben je al niet gestoord door achtergrondgeluiden tijdens een online vergadering?’, vraagt Hoogstadt zich af. ‘Je kunt natuurlijk op mute drukken, maar waarom zou je dat doen als je de juiste apparatuur hebt? Met de juiste headset verdwijnen storende geluiden als sneeuw voor de zon. Of ik nu in de auto zit of op een lawaaierig station sta, mijn gesprekspartners merken niet eens dat ik niet achter mijn bureau zit. Mijn headset filtert al het ongewenste geluid.’
Een openbaring
Het opvallende is dat deze techniek al geruime tijd bestaat. Het wordt al heel lang toegepast in bijvoorbeeld callcenters, waar medewerkers zij aan zij werken. Het kan niet zo zijn dat het gesprek van de ene medewerker via de headset van zijn collega door een andere klant afgeluisterd kan worden. Hoogstadt: ‘Dit zit dan ook al jaren in de headsets van Poly verwerkt. Voor degenen die gewend zijn aan deze technologie, is het een non-issue geworden. Ze realiseren zich vaak niet eens dat de techniek erachter zo geavanceerd is. Maar voor degenen die hier nog niet mee bekend zijn, is het een openbaring.’
Een gelijkwaardige ervaring
Een andere uitdaging is een videocall met mensen in een grote vergaderruimte, die allemaal heel klein in beeld komen, waardoor het moeilijk te zien is wie er aan het woord is. Dit wordt ook wel de bowling ally view genoemd. ‘Dit is een probleem dat al lang geleden is opgelost met de juiste videocameratechnologie‘, vertelt Hoogstadt. ‘De camera detecteert automatisch wie er aan het praten is en laat die persoon zien op het scherm. Het belangrijkste is dat elke deelnemer, waar deze zich ook bevindt, een gelijkwaardige ervaring heeft. De technologie helpt hierbij en daar moet je als deelnemer niet druk over hoeven te maken. Ik vind dat techniek ten dienste moet staan van datgene wat je probeert te bereiken.’
Het belangrijkste is dat elke deelnemer, waar deze zich ook bevindt, een gelijkwaardige ervaring heeft.
Een opvallende verandering van de verantwoordelijkheid
Gezien de veranderende techniek én het belang van goede spullen voor de organisatie, vindt er ook in de verantwoordelijkheid hiervoor een verschuiving plaats. ‘Voorheen lag dit voornamelijk bij facilities, maar nu zien we een opvallende verandering richting IT’, ziet Hoogstadt. ‘Dat komt omdat we communicatie nu vanuit een platform bekijken. We maken een keuze tussen Zoom, Teams of Google, afhankelijk van het basisplatform dat de organisatie gebruikt. En dat platform gebruiken we niet alleen voor documenten, maar ook voor telefonie en videoconferenties. IT bepaalt uiteindelijk welk platform de bedrijfsvoering ondersteunt.’
Opstellen van beleid is cruciaal
Het opstellen van beleid rondom producten en accessoires is van cruciaal belang voor organisaties. Hoogstadt: ‘Deze techniek is niet langer een luxe, het is een essentieel onderdeel geworden van hoe we werken en communiceren. Een andere reden om hier goed beleid op te voeren is de veel hogere vervangingssnelheid. Vroeger was het gebruikelijk om een ruimte in te richten die minstens tien jaar zou meegaan, bijvoorbeeld bij belangrijke vergaderruimtes zoals boardrooms. Vandaag de dag is drie tot vijf jaar realistischer.’
Ook de prijs is veranderd
Daarbij is het goed om te weten dat ook de prijs veranderd is. ‘In het verleden kon je gemakkelijk 20.000 a 30.000 euro kwijt zijn aan alleen videocommunicatieapparatuur. Nu kost een totaalpakket rond de 5000 euro, zelfs voor grote ruimtes. En nu we het toch over de kosten hebben; de prijs van een goede headset valt in het niet vergeleken met de kosten van een complete werkplek. Daar moet je gewoon een goed beleid op schrijven. En het gemak en het geautomatiseerde succes wat je ermee kunt boeken is ongelooflijk snel verdiend.’
Het goede voorbeeld geven
Het is één ding om alles aan te schaffen, maar het is een ander verhaal om mensen daadwerkelijk aan boord te krijgen. Hoogstadt: ‘Gebruikersadoptie is van cruciaal belang, maar het is verre van eenvoudig. Veel gebruikers hebben immers een natuurlijke weerstand tegen verandering. Als mens zijn we niet altijd even goed in het omarmen van veranderingen, hoewel dat eigenlijk wel zou moeten. Het is dan ook een kwestie van het goede voorbeeld geven en de juiste stappen zetten met de juiste mensen om verandering te bewerkstelligen.’
Kom naar het experience center!
Poly beschikt over een compleet uitgerust experience center, op het hoofdkantoor van HP in Amstelveen. Hoogstadt nodigt je van harte uit. ‘Breng hier je mensen naartoe. En niet alleen je IT-ers, want die snappen het allemaal wel. Maar juist je meest cynische gebruikers, stuur die deze kant eens op. Dan laten we ze zien wat er allemaal mogelijk is.’
Neem contact op
Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.
Contact
Lees ook:
