Cloud printen in 2026: flexibel, veilig en klaar voor hybride werken

Ga direct naar:

• Waarom overstappen naar cloud printen?
• Hoe veilig is cloud printen in 2026?
• De voordelen van cloud printing in een tabel
• Wat verandert er voor medewerkers?
• Hoe stap je over naar printen vanuit de cloud?

Waarom overstappen naar cloud printen?

Traditioneel printen is gebaseerd op een lokaal netwerk met een printserver. Medewerkers moeten verbonden zijn met het bedrijfsnetwerk om te kunnen printen. Dat past steeds minder goed bij hybride werken.

In 2026 zien we dat:

• Medewerkers structureel thuiswerken
• Teams werken met laptops, tablets en smartphones
• Bedrijven vaker kiezen voor cloud-first IT-strategieën
• Lokale servers worden uitgefaseerd

Wanneer medewerkers hybride werken kunnen er twee problemen ontstaan:

1. Er wordt minder geprint dan nodig is
   Terwijl papier nog steeds waarde heeft bij het reviewen van documenten, contracten of ontwerpen.

2. Er wordt ongecontroleerd thuis geprint
   Medewerkers gebruiken privéprinters of openbare printers. Dit brengt risico’s mee op het gebied van beveiliging en datalekken.

Daarnaast is traditioneel printen vaak pc-georiënteerd. In 2026 werken medewerkers net zo vaak vanaf mobiele devices of zelfs direct vanuit SaaS-applicaties zoals Microsoft 365 of Google Workspace. Met cloud printen kan vanaf elk apparaat en elke locatie veilig worden geprint.

Met mobiele devices kun je in de standaard situatie niet op locatie printen. Deze zijn immers geen onderdeel van het bedrijfsnetwerk (lokale printserver). Wanneer je overstapt op cloud printen, kan er vanaf elk type device geprint worden.

AI-laptops ontcijferd

Wat betekent NPU-technologie precies en waarom TOPS-waarden ertoe doen voor jouw organisatie? Ga aan de slag met een praktische implementatiestrategie om AI-laptops succesvol uit te rollen in jouw organisatie.

 

 

Downloaden

Cloud printen is efficiënter en toekomstbestendig

Een belangrijk verschil in 2026: veel organisaties hebben hun lokale printservers volledig uitgefaseerd. Moderne cloud printoplossingen werken vaak zonder on-premise printserver. Dit betekent:

• Minder hardware
• Minder onderhoud
• Minder kwetsbare infrastructuur
• Lagere energiekosten

Voor IT-afdelingen betekent dit minder tickets rondom printerproblemen, een centrale monitoring en beheer via één dashboard, automatische beveiligingsupdates en integraties met identity management. Cloud printen past daardoor goed binnen een Zero Trust-beveiligingsstrategie.

Hoe veilig is cloud printen in 2026?

Security is belangrijker dan ooit. Met de komst van strengere regelgeving (zoals NIS2-richtlijnen) moeten organisaties aantoonbaar aantonen dat ze ‘grip’ hebben op hun IT-omgeving, inclusief printers. Goed ingerichte cloud print-omgevingen zijn vaak veiliger dan de traditionele manieren van printen. Waarom?

• End-to-end encryptie van printopdrachten
• Automatische security updates
• Geen openstaande printservers binnen het netwerk
• Authenticatie via Single Sign-On (SSO)
• Multi-factor authenticatie mogelijk
• Follow-me printing (secure release)

Let op: bij follow-me printing wordt een document pas geprint wanneer de medewerker zich bij de printer identificeert met een pas, badge, app of pincode. Dit voorkomt dat vertrouwelijke documenten onbeheerd in de uitvoerlade liggen. Veiligheid staat of valt met de juiste configuratie. Slecht ingerichte cloud-oplossingen blijven een risico. Governance en beleid blijven essentieel.

De voordelen van cloud printing in een tabel

Wat zijn de voordelen van cloud printing voor de verschillende doelgroepen binnen je organisatie? In deze overzichtelijke tabel vind je de voordelen voor medewerkers, de IT-afdeling en de organisatie als geheel:

Wat verandert er voor medewerkers als je overstapt naar cloud printen?

Voor medewerkers verandert er in de praktijk weinig aan het printproces zelf. Het verschil zit in de achterkant. Bij traditioneel printen gaat een document direct naar een specifieke printer binnen het netwerk. Bij cloud printen:

1. Wordt de printopdracht naar de cloud verstuurd
2. Wordt deze veilig opgeslagen
3. Kan de medewerker de opdracht ophalen bij een printer naar keuze
4. Wordt het document pas geprint na authenticatie

Dat betekent vaak meer flexibiliteit, minder foutieve prints en papierverspilling. In 2026 zien we ook dat medewerkers vaker direct printen vanuit cloud-applicaties zonder extra drivers (een softwareonderdeel dat jouw Windows-besturingssysteem verbindt met hardware-items) te installeren. Dit verlaagt de drempel en vermindert technische problemen.

Hoe stap je over naar printen via de cloud?

Een succesvolle overstap begint met inzicht.

Stap 1: Analyseer de huidige situatie

• Welke printers zijn er?
• Welke zijn cloud-ready?
• Hoeveel wordt er geprint?
• Waar wordt geprint (kantoor, thuis, externe locaties)?
• Welke compliance-eisen gelden er?

Stap 2: Kies een passende oplossing

Denk aan volledig cloud-based (zonder lokale servers), een hybride model (deels lokaal, deels in de cloud) en een integratie met bestaande identity- en securityplatformen. Neem ook thuiswerkers mee in het beleid. Anders ontstaan schaduwoplossingen.

• Bekijk ook HP management print services.

Stap 3: Start met een pilot

Begin bijvoorbeeld met een afdeling waar veel hybride wordt gewerkt. Meet hier de gebruikerservaring, bekijk de beveiliging en IT-belasting en de kostenontwikkeling. Cloud printen is schaalbaar en nieuwe gebruikers en printers kunnen relatief eenvoudig worden toegevoegd.

• Tip: zo krijg je beter inzicht in het printgedrag van je medewerkers

Conclusie

Voor organisaties die hybride werken, cloud-first zijn of hun IT willen vereenvoudigen, is cloud printen in 2026 geen luxe meer maar een logische stap. Het biedt:

• Meer flexibiliteit
• Betere beveiliging
• Lagere beheerkosten
• Meer controle
• Betere aansluiting op moderne werkplekken

De echte vraag is inmiddels niet meer óf je overstapt, maar wanneer en hoe strategisch je het aanpakt.

Whitepapers

Voordat je aan de slag gaat met het verbeteren van je cybersecurity, is het belangrijk om in kaart te brengen waar binnen je organisatie knelpunten zitten. Pelle Aardewerk is cybersecurity expert bij HP, hij legt uit dat je moet starten met risicomanagement.

Downloaden

Lees ook:

• De voordelen van Managed Print Services
• Print- en documentstromen in de cloud: dit moet je wete