De gebruiker staat centraal
Medewerkers werken steeds mobieler en hebben hierdoor ook andere wensen gekregen op het gebied van werkplekinrichting. Hoe richt je de werkplek op kantoor en thuis het beste in?
Volgens Verelst wordt het steeds belangrijker om bij het inrichten van de werkplek uit te gaan van de wensen en behoeften van medewerkers zélf. “In de praktijk zie ik steeds vaker dat medewerkers veel verschillende wensen hebben op het gebied van werkplekinrichting.
Zo hebben sommige medewerkers een voorkeur voor twee schermen of een breedbeeldmonitor. Anderen willen dan weer graag een bureau met een dockingstation. En medewerkers die veel in videovergaderingen zitten, hebben doorgaans behoefte aan een goede webcam.”
Daarnaast ziet hij dat vooral generatie Z steeds hogere eisen stelt aan de hardware op de werkplek. “Ze zijn opgegroeid met technologie en willen graag werken met de merken waar ze bekend mee zijn. Dat is voor IT-managers vaak even schakelen; het lijkt hen vaak lastig om allerlei verschillende apparaten te moeten beheren.”
Een persona-onderzoek
Het is daarom belangrijk om eerst dieper inzicht te krijgen in wat je gebruikers willen door middel van een zogenoemde persona-scan. Verelst voert regelmatig zo’n scan uit om een goed beeld te krijgen van de behoeften van de verschillende typen medewerkers.
Een persona-scan bestaat uit enquêtes en/of interviews met medewerkers over hun behoeften op het gebied van werkplekinrichting. Op basis van dit onderzoek worden drie tot zes persona’s gecreëerd waarin de medewerkers – in samenspraak met de HR-afdeling – worden ingedeeld.
Hierbij houdt HP aan:
- Mobile Trailblazers
Dit zijn medewerkers die vooral mobiel werken. - Office Navigators
Deze medewerkers werken vooral op kantoor. - Cloud Natives
Cloud Natives werken voornamelijk met cloud-applicaties. - Creative Pro’s
De Creative Pro werkt veel met zware grafische programma’s. - Power Users
Power Users werken in rollen waar grote hoeveelheden data moeten worden verwerkt (AI, big data). - Frontline Hero’s
Deze persona vind je vooral in servicegerichte rollen (zoals receptionist).
Lees in dit artikel meer over hoe je persona’s kan koppelen aan devices.
De IT-professional 2.0: Jouw toolkit voor AI-gedreven werken
De wereld van IT-management verandert snel door de integratie van kunstmatige intelligentie. Maar welke AI-tools maken écht het verschil en hoe implementeer je ze succesvol in jouw organisatie?
Downloaden
De juiste hardware voor elke persona
Is de persona-scan afgerond? Dan adviseren Verelst en zijn collega’s welke hardware en accessoires bij elke persona passen. “Denk bijvoorbeeld aan laptops, headsets, muizen, toetsenborden en monitors. Deze apparatuur is vervolgens voor zowel het kantoor als de thuiswerkplek te bestellen via een speciaal ingerichte webshop.”
“Bedrijven kunnen hierbij kiezen of zij deze hardware centraal willen bestellen, of dat ze dit door de afdelingen of medewerkers zelf willen laten doen. Dit is mede-afhankelijk van de wensen van de IT-afdeling.”
Hardware strategisch inzetten
Rajendra Sitompoel – CTO bij HP – spreekt dagelijks met klanten en partners om te begrijpen wat er speelt in de markt. Zijn belangrijkste observatie? ‘Hardware wordt nog te weinig strategisch ingezet. De laptop waarop je werkt zegt meer over jou dan je misschien denkt. Je draagt hem constant bij je. Het is letterlijk én figuurlijk je portaal naar werk.’
Bied verschillende opties aan
Het advies is verder om voor elke persona drie opties aan te bieden, vervolgt Verelst. “Dan kun je bijvoorbeeld denken aan verschillende schermformaten of toetsenbordindelingen. De medewerker kan vervolgens zelf zijn of haar keuze maken via een medewerkersportaal dat aan de persona is gekoppeld.”
“De gekozen apparatuur kan dan in één doos thuisbezorgd worden. Dit is tegenwoordig mogelijk omdat we alles op afstand kunnen configureren en uitrollen. Het is niet meer nodig om de apparatuur ter plaatse te imagen.”
Maak heldere afspraken met medewerkers die uit dienst gaan
Verelst benadrukt dat het bij dit alles belangrijk is om goede afspraken te maken over wat er gebeurt wanneer een medewerker uit dienst is. “Doorgaans kan het apparaat – na een grondige schoonmaak en het verwijderen van de data – weer worden hergebruikt. Maar soms is er niemand om het apparaat over te nemen. Je kunt dan bijvoorbeeld afspreken dat de medewerker het device tegen een bepaalde prijs overneemt.”
Gepersonaliseerde IT
Al met al sluit het werken met persona’s goed aan bij de wens van veel medewerkers voor meer gepersonaliseerde IT, stelt Verelst tot slot nogmaals. “Door op deze manier je werkplekinrichting te optimaliseren heb je tevredenere medewerkers én krijg je als werkgever een betere positie op de arbeidsmarkt.”
Persona’s in de praktijk
Zoveel mensen, zoveel wensen. Grote kans dat de medewerkers binnen jouw organisatie niet allemaal op dezelfde manier werken. Door je medewerkers te segmenteren, kun je ze voorzien van devices en accessoires die echt bij ze passen. Dat heeft veel voordelen.
