Binnen veel organisaties wordt weinig strategisch nagedacht over de inzet van printers, en welke partner hier het beste bij past. Hierdoor krijgen managers en eindgebruikers te maken met een aantal uitdagingen. Over het algemeen zijn deze uitdagingen in te delen in vier categorieën:
- Gebrek aan efficiëntie
- Onduidelijke kosten
- Een gebrek aan kennis
- Matige service
Gebrek aan efficiëntie
In de praktijk hebben organisaties vaak meerdere formaten printers, denk hierbij aan grote multifunctionals en kleinere printers. Een veelvoorkomende uitdaging hierbij is dat de multifunctionals wel onder een servicecontract vallen, maar de kleine niet.
Dit betekent dat de multifunctionals beheerd worden door een leverancier, maar dat de organisatie voor de kleine printer alle printbenodigdheden moet bestellen, het onderhoud, beheer en de updates moet regelen. Dat kost veel tijd en levert een extra taak op voor de IT-afdeling of de facilitaire afdeling.
Als je deze uitdaging op wilt lossen, is het een goed idee om het gesprek aan te gaan met je printleverancier. Er zijn namelijk ook partners die kleinere printers onder contract kunnen leveren, waardoor je niet meer om hoeft te kijken naar het beheer.
Sommige organisaties hebben door het hele gebouw verspreid printers staan, niet bepaald efficiënt. Het kan dan helpen om over te stappen op een meer centrale oplossing. Dat kan door het aantal apparaten terug te brengen en slechts een paar op drukke plekken neer te zetten.
Tip: 4 printrisico’s en hoe je ze tackelt
Printopdrachten blijven liggen
Een andere uitdaging waar veel organisaties mee worstelen, is het feit dat alle printopdrachten per printer op een stapel in de laadbak terecht komen. Hierdoor kan het voorkomen dat de ene collega de documenten van de andere meeneemt, of dat sommige documenten zelfs helemaal niet opgehaald worden.
Een oplossing voor deze uitdaging is de inzet van verplichte authenticatie bij de printer zelf. Met een pasje of druppel kan alleen de persoon die het document naar de printer heeft gestuurd deze afdrukken.
Onduidelijke kosten
Een veelgehoorde uitdaging is het feit dat het vaak onduidelijk is hoeveel een printoplossing precies kost. Sommige managers hebben dan ook het gevoel te veel te betalen voor hun printoplossing, bijvoorbeeld doordat ze veel minder printen dan in hun contract is vastgelegd.
Ook hebben organisaties vaak te weinig zicht op hoeveel er daadwerkelijk wordt geprint. Ze willen graag weten hoeveel kosten bepaalde afdelingen maken, en of er specifieke individuen zijn die bijzonder veel verbruiken.
Voor allebei de uitdagingen is het belangrijk het gesprek aan te gaan met de leverancier. Avictus biedt bijvoorbeeld Managed Print Services, waarbij je door middel van een handige rapportagetool precies kunt zien hoeveel je betaalt per geprinte pagina, en hoeveel elke printer verbruikt.
Toners komen niet op het juiste moment
Daarnaast lopen veel organisaties er tegenaan dat toners vaak te laat, te vroeg of zelfs helemaal niet aankomen. In sommige gevallen raken toners kwijt binnen het bedrijf zelf (doordat ze te vroeg aankomen), waardoor er uiteindelijk geen toner is als deze vervangen moet worden.
De toner kan pas vervangen worden als deze daadwerkelijk leeg is, dit wordt gedaan door een automatisch tonerslot. Om te voorkomen dat je printopdracht tijdens het printen stopt zit er een reserve container in de printer waarmee je je printopdracht nog mee kunt afronden. Zo kunnen toners niet eerder vervangen worden dan dat ze leeg zijn en voorkom je dat toners te vroeg vervangen worden.
Met Managed Print Services kun je deze problemen voorkomen. Deze oplossing houdt namelijk bij hoeveel inkt er nog in de toner zit, en bestelt deze automatisch. Zo is de toner altijd precies op tijd.
Een gebrek aan kennis
Binnen veel organisaties staat de optie voor afdrukken in kleur standaard aan. Hierdoor worden veel documenten onnodig in kleur geprint, zelfs wanneer medewerkers herhaaldelijk de vraag krijgen om in zwart/wit te printen. Dit levert onnodig hoge kosten op. Wist je dat het ook mogelijk is om standaard in te stellen dat er zwart/wit wordt geprint? Dat bespaart veel geld.
Tot slot is er bij veel organisaties een gebrek aan kennis over wat de printer allemaal kan. Doordat de printers een onoverzichtelijke gebruikersinterface (of simpelweg te weinig opties) hebben, gebruiken ze het apparaat alleen om te printen, kopiëren en scan naar email.
Dat is zonde, want multifunctionals hebben tegenwoordig vele opties. Zo zijn er verschillende applicaties beschikbaar waarbij je bijvoorbeeld direct naar bepaalde software kunt scannen, zoals de salarisadministratie. Handig!
Matige service
Bij veel printaanbieders duurt het lang voordat je wordt geholpen met een probleem of vraag over de printer. Er is dan ook vaak geen vaste contactpersoon voor wanneer er echt iets aan de hand is.
Als er een reparatie uitgevoerd moet worden, komt er vaak eerst iemand langs die het probleem constateert. Vervolgens moet er nog een tweede afspraak gemaakt worden met de monteur om het probleem daadwerkelijk te verhelpen. Dat kost onnodig veel tijd.
Een gebrek aan goede service is te verhelpen door de juiste leverancier te kiezen. Ga voordat je een contract tekent het gesprek aan over de manier waarop reparatieverzoeken worden afgehandeld. Bij Avictus krijg je bijvoorbeeld een vaste contactpersoon, en worden reparaties in één afspraak geregeld.
Lees ook:
