Robin legt uit dat werkplekinrichting tegenwoordig een stuk minder gestandaardiseerd is dan vroeger. “Bedrijven hebben steeds minder vaak een traditionele kantoorinrichting met vaste werkplekken en bureaus vol met familiefoto’s. Werkplekken worden steeds flexibeler en mobieler.”
“Hybride werken werd vroeger als heel hip beschouwd, maar tegenwoordig wordt het steeds normaler”, legt Robin uit. “Mensen willen tegenwoordig werken waar en wanneer ze maar willen. Hierdoor is de ideale inrichting van een werkplek ook veranderd.”
Hoe richt je een veilige werkplek in?
Het kan een flinke uitdaging zijn om werkplekken op kantoor én bij medewerkers thuis veilig en gebruiksvriendelijk in te richten. “Veel klanten worstelen hiermee. Medewerkers willen vaak allerlei verschillende merken gebruiken, terwijl de IT-manager slechts van een beperkt aantal merken kennis heeft.”
Servicepartijen op het gebied van IT kunnen hierbij volgens Robin helpen door niet alleen hardware te leveren, maar ook advies te geven en het beheer uit handen te nemen. “Tegenwoordig is alles verbonden met het internet, waardoor hardware ook prima op afstand beheerd kan worden. Zo kunnen we tegenwoordig heel gemakkelijk op afstand controleren of er iets mis is met een bepaald apparaat.”
Persona’s voor medewerkers
Wil je dat je medewerkers prettig en productief werken? Dan kom je er tegenwoordig niet meer mee weg om bij iedereen dezelfde desktop op het bureau te zetten. Lees in deze whitepaper alles over het segmenteren van je werknemers om de productiviteit te verhogen.
Downloaden
Voorbeeld van werkplekinrichting in de praktijk: ontevreden medewerkers
Toevallig is Robin als we hem spreken bezig met een klant die zo’n 800 werkplekken wil vervangen omdat ze verouderd zijn. “Deze klant was voorheen een vrij traditionele organisatie, maar heeft nu veel jong personeel in dienst genomen met andere wensen.” Deze nieuwe medewerkers kregen allemaal een standaard laptop, maar daar waren ze bepaald niet tevreden over, schetst Robin. “Er kwamen veel klachten van medewerkers, de laptops sloten niet aan bij wat ze nodig hadden.”
“Bepaalde medewerkers wilden graag een numeriek toetsenbord, anderen wilden juist twee schermen. Sommige medewerkers gingen zelfs op hun eigen laptop werken, hoewel dat eigenlijk niet mocht. Zo kwam er ineens gevoelige data op privédevices te staan!”
Focus op de wensen van de medewerkers
De organisatie besloot de hulp van Aces Direct in te roepen, om ervoor te zorgen dat de medewerkers wél tevreden zouden zijn over hun nieuwe werkplek. “Eerst zijn we gaan kijken naar de wensen van de medewerkers”, vertelt Robin. “We hebben gestandaardiseerde enquêtes verstuurd naar alle medewerkers die graag hun mening wilden geven. Op deze manier had elke medewerker het gevoel dat ze een bijdrage konden leveren en konden meedenken. Dit zorgde meteen al voor een veel betere sfeer.”
Om een goed beeld te krijgen van de behoeften per functiegroep, hielden Robin en zijn team vervolgens ook één-op-één interviews. “We hebben van elke functiegroep één persoon geïnterviewd om te achterhalen wat zij precies nodig hebben in hun werk.”
Verschillende persona’s
Om aan zoveel mogelijk individuele wensen te voldoen, is uiteindelijk eenklein aantal persona’s gecreëerd op basis van de enquêtes en interviews. “Hiervoor hebben we samengewerkt met de HR-afdeling van het bedrijf”, vertelt Robin. “Vervolgens hebben we geadviseerd over welke hardware en accessoires passen bij elke persona. Denk bijvoorbeeld aan laptops, muizen, headsets, toetsenborden en monitoren.”
“Salesmedewerkers hebben bijvoorbeeld andere wensen dan financiële medewerkers. Ze hebben verschillende soorten laptops nodig, maar ook andere specificaties, zoals krachtigere apparatuur voor financiële taken.”
Een succesvolle aanpak
De nieuwe werkplekken bleken een groot succes. “Zowel de medewerkers als de werkgever en HR-afdeling waardeerden het werken met persona’s enorm. We kregen veel positieve reacties, een HR-medewerker vertelde dat de aanpak zelfs heeft geholpen bij het aantrekken van nieuw personeel. Een mooi voorbeeld kortom van hoe een moderne werkplekinrichting kan helpen bij het binden én vinden van talent.”
Lees ook:
- Een toekomstproof organisatie worden? Zorg voor een blije medewerker
- Strategieën voor devices in 2023: BYOD, CYOD of COPE?
- Hybride werken 2.0
Neem contact op
Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.
Contact
