In samenwerking met Acknowledge | Bij Device as a Service koop of lease je werkplekken voor een vaste prijs per maand. Hierbij kun je kiezen of je alleen apparatuur afneemt of ook aanvullende software en diensten. Hierdoor verlicht je de werkdruk van de IT-afdeling, waardoor die zich bezig kan gaan houden met andere belangrijke zaken.
“De meeste organisaties kiezen voor DaaS omdat ze het devicebeheer dan wat meer kunnen loslaten”, legt Robin uit. “Het bestellen, inspoelen en uitleveren van laptops neemt veel tijd in beslag. Dat kun je als IT-afdeling veel beter besteden aan strategie. Waar wil je als afdeling naartoe en hoe past dat in de missie en visie van je organisatie?”
Case 1: de zorgaanbieder
Robin vertelt over een van zijn klanten, een speler in de zorg met rond de 1.500 medewerkers. “Ze wilden graag overstappen naar een nieuw lifecyclemanagementsysteem waarbij de in- en uitstroom van devices uit handen kon worden genomen.” Hierbij wilden ze graag van een afschrijvingstermijn van vijf jaar terug naar drie jaar.
Dit lijkt in eerste instantie duurder, maar zorgt ervoor dat medewerkers altijd met moderne apparatuur werken. Dat is niet alleen gunstig voor de medewerkers, maar ook voor patiënten. Zij worden immers sneller en beter geholpen.
“Ook is een kortere afschrijvingstermijn beter voor het milieu. Wij hebben de IT-afdeling geholpen deze businesscase te bouwen om hun management hiervan te overtuigen”, vertelt Robin.
Aan de slag!
Een van de eerste dingen die Robin bij nieuwe klanten doet, is het in kaart brengen van de huidige situatie en de plannen voor de toekomst. Hiervoor vraagt hij ook altijd of er persona’s van de medewerkers zijn gemaakt.
In veel gevallen kan namelijk per persona worden bepaald welke oplossing het meest geschikt is. Ook kunnen nieuwe devices dan met exact de juiste configuratie worden geleverd aan de gebruiker. “Deze klant had maar liefst 400 persona’s in kaart gebracht”, vertelt Robin. “Dat zijn er veel te veel, maar ze waren nog bezig deze te consolideren.”
Omdat de klant zich in zo’n overgangsfase bevond, besloot Robin het over een andere boeg te gooien. “We hebben de profielen even losgelaten en besloten samen dat het voor nu goed is om (koop)apparatuur te leveren waarop alleen standaardprogramma’s als Windows zijn geïnstalleerd. De IT-afdeling van de klant installeert vervolgens voor de medewerkers alle specifieke bedrijfsapplicaties.”
Toekomstplannen
Inmiddels levert Acknowledge alle devices via de lifecyclemanagementoplossing aan de zorgorganisatie en zijn ze erg tevreden met hoe het gaat. “Als ze de 400 persona’s hebben teruggebracht tot een stuk of tien gaan we bekijken hoe we hen nog verder kunnen ontzorgen.”
Daarnaast is de zorgorganisatie geïnteresseerd in een koppeling met hun inkoopsysteem. Zo kan technische apparatuur nog makkelijker worden besteld. “Ook vroegen ze of er in de toekomst wellicht een koppeling gemaakt kan worden met hun HR-systeem. Als een nieuwe medewerker in dienst komt kan dan automatisch de juiste werkplek worden besteld.”
Case 2: de gemeente
Robin komt bij veel verschillende soorten organisaties over de vloer, zo ook bij een gemeente. “Ze wilden ook graag een lifecyclemanagementconstructie met zowel laptops als mobiele telefonie voor hun medewerkers. Wij hebben toen de aanbesteding gewonnen.”
Robin legt uit dat de beginsituatie voor iedere organisatie anders is. Zo is niet overal helder in kaart gebracht welke devices er zoal zijn en wat daar de status van is. Dat was ook zo bij deze gemeente: “We hebben toen het nulpunt bepaald met de weinige informatie die er was.”
Aan de slag!
In gesprek met de gemeente werd voor Robin duidelijk dat ze geen devices wilden leasen, maar juist kopen. De afschrijftermijn is op drie jaar gezet, na het afschrijven worden de devices veilig afgevoerd.
“Ook wilden ze graag HP Proactive Insights voor de monitoring en analyse van gegevens van de werkplekken.” Hiermee kan de gemeente zien hoe de apparaten worden gebruikt en welke onderdelen (binnenkort) aan vervanging toe zijn.
De koppeling van het HR-systeem die de zorgorganisatie uit het vorige voorbeeld graag in de toekomst zou willen, is al toegepast bij deze gemeente. Acknowledge krijgt via TOPdesk een seintje als er een nieuwe medewerker in dienst treedt.
“Ook richten we speciale webshops in waar medewerkers op basis van hun persona devices en accessoires kunnen kiezen.” Je kunt hier als IT-afdeling bepaalde voorwaarden aan verbinden, bijvoorbeeld dat medewerkers uit persona’s die vooral onderweg zijn lichtere apparaten krijgen dan developers.
Goede afspraken
Om ervoor te zorgen dat de gemeente daadwerkelijk ontzorgd wordt, heeft Acknowledge een dossier met afspraken en procedures opgesteld. “Het is belangrijk om vast te leggen wat de organisatie in eigen beheer wil houden en wat ze aan ons willen uitbesteden. Kunnen ze bijvoorbeeld alleen bellen voor een softwarecalamiteit of ook omdat ze koffie over het toetsenbord hebben laten vallen? Hier maken we van tevoren afspraken over.”
De gemeente is zeer tevreden over de manier waarop DaaS het werk van de IT-afdeling makkelijker maakt. “Met lifecyclemanagement raak je de IT-afdeling het hardst qua ontzorging. Je neemt het stukje logistiek uit handen door een partij die daarin gespecialiseerd is.”
Iedere organisatie heeft een eigen DaaS-roadmap
Door te kiezen voor DaaS kun je je IT-afdeling flink ontzorgen. Robin legt uit dat dit niet altijd in heel grote stappen hoeft. Je kunt ook kleine aanpassingen doen in plaats van een fullservice oplossing te kiezen. Na een tijdje kun je dan samen bepalen wat de volgende stap op de DaaS-roadmap is.
“Hoe beter je DaaS hebt ingeregeld, des te beter het werkt voor je IT-afdeling en medewerker. Zij worden dan niet alleen tevredener, maar ook productiever. Dat komt de hele organisatie ten goede!”
Neem contact op
Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.
Contact
Lees ook:
