In samenwerking met Acknowledge | In zijn werk adviseert Robin bedrijven uit allerlei verschillende branches over Device as a Service. “Het leuke van DaaS is dat het op maat gemaakt kan worden. Mijn doel is om voor elk bedrijf een oplossing te vinden die past bij wat het bedrijf nu nodig heeft en waar het naartoe gaat”, vertelt hij.
“Er zijn veel verschillende manieren om naar DaaS te kijken”, legt Robin uit. Daarom vraagt hij nieuwe klanten altijd eerst wat zij zelf verstaan onder DaaS.
Wat is Device as a Service (DaaS) eigenlijk?
“In de markt bestaan verschillende definities van DaaS. Veel mensen zien het als een fysieke werkplek voor een vaste prijs per maand”, vertelt hij. “Maar DaaS kan ook verwijzen naar de moderne werkplek. Hierbij gaat het niet zozeer om de hardware, maar om de software die bepaalt wat voor type digitale werkplek je krijgt.” Je neemt dus een soort abonnement af met de nieuwste software en diensten.
Tot slot is er het principe van ‘lifecyclemanagement’, waarbij een organisatie volledig wordt ontzorgd. “Je neemt hierbij een volledige werkplek af, waarbij je alle voorbereidingen en procedures rondom in- en uitdiensttreding uitbesteedt. Zo heeft de gebruiker een vlotte, geïntegreerde en veilige werkervaring die de productiviteit en efficiëntie verbetert.”
Al deze vormen van DaaS hebben een belangrijke factor gemeen: ‘Het belangrijkste is dat de gebruiker wordt ontzorgd en voorzien van een vlotte, geïntegreerde en veilige werkervaring. Hierdoor wordt de productiviteit en efficiëntie verbetert. Dat is de kracht van DaaS.’
Kopen of leasen?
Met DaaS kun je kiezen of je de apparatuur wilt kopen of leasen. Maar wat is de slimste keuze? Leasen heeft veel voordelen ten opzichte van kopen. Robin legt uit: “Als je leaset, betaal je een vast bedrag per maand voor je digitale werkplek. Je hoeft geen grote investering te doen om de apparatuur aan te schaffen.”
Bovendien kun je elke paar jaar overstappen naar de nieuwste modellen, zodat je medewerkers altijd up-to-date zijn met hun werkplek wat bijdraagt aan een hogere productiviteit en medewerkers tevredenheid.
Wist je dat leasen is ook duurzamer is dan kopen? Je kunt de restwaarde van de apparatuur alvast verrekenen in het leasecontract, waardoor je minder betaalt. De restwaarde is het bedrag dat de apparatuur nog waard is na afloop van het contract.
Als je koopt, moet je zelf zorgen voor de verkoop of recycling van de apparatuur, wat tijd en geld kost. Bovendien loop je het risico dat de apparatuur snel verouderd raakt en minder waard wordt.
Welke afschrijvingstermijn is gunstig?
“Sommige bedrijven hanteren een afschrijvingstermijn van vijf jaar voor hun werkplekken, omdat ze denken dat dit duurzamer is. Ik probeer dan een ander perspectief te bieden”, vertelt Robin.
“Door de levensduur te verkorten naar drie jaar zijn werknemers productiever, is er minder kans op storingen en behoudt de apparatuur een hogere restwaarde. Op die manier kan een organisatie uiteindelijk zelfs voordeliger én duurzamer uit zijn. De werkplekken kunnen dan nog een tweede leven krijgen.”
Hybride werken 2.0
Veel bedrijven bieden tegenwoordig de mogelijkheid om hybride te werken. Werknemers kunnen dan (deels) werken op kantoor, thuis of op een flexwerkplek. Een flinke omschakeling voor medewerkers en managers.
Downloaden
Goede voorbereiding is het halve werk
Als je voor DaaS gaat, is het belangrijk om duidelijk te hebben wat je bedrijf nodig heeft en hoe alles geregeld wordt. “Ik informeer altijd naar de huidige activiteiten en de nabije toekomstvisie van een organisatie. Zo probeer ik te begrijpen waar een organisatie heen wil.
Welke processen gaan nu goed en welke kunnen worden verbeterd? Waar liggen kansen om dingen anders en beter te doen? Dat is de kern van onze gesprekken over DaaS.” Wanneer eenmaal duidelijk is waar de organisatie staat en heen wil, is de volgende stap het kiezen van de juiste oplossingen. Welke devices en diensten zijn geschikt? En hoe zet je die precies in?
Binnen een organisatie moet je hierbij rekening houden met de verschillende afdelingen en de soorten gebruikers. “We vragen klanten altijd naar de medewerkerpersona’s die ze gebruiken en helpen soms bij het definiëren hiervan.” Op basis van deze profielen kunnen de juiste hardware en software worden gekozen.
HP Proactive Insights
Een interessante optie voor DaaS is HP Proactive Insights. Dit is een technologie waarmee je de status van de apparaten binnen je organisatie in kaart brengt. Ook kun je met deze oplossing voorspellen wanneer onderdelen defect raken, voordat ze ernstige problemen kunnen veroorzaken.
Welke afspraken moet je maken op het gebied van DaaS?
Tijdens de uitrol van DaaS is het belangrijk om risico’s te minimaliseren. “We proberen alle mogelijke risico’s van tevoren te tackelen. Dit doen we door een dossier op te stellen met de gemaakte afspraken.”
Het dossier bevalt alle processen die moeten worden gevolgd, zodat iedereen weet waar hij aan toe is (ook in het geval van calamiteiten). Het is een ‘levend’ document dat voortdurend wordt bijgewerkt en geoptimaliseerd.
Een van de uitdagingen is bijvoorbeeld de levering van apparaten. “Stel dat een apparaat bij een werknemer thuis moet worden afgeleverd, maar de werknemer kan er niet zijn om het in ontvangst te nemen. Plannen we dan een nieuwe levering aan huis, of sturen we het naar de organisatie? Dit zijn zaken die in het dossier moeten worden vastgelegd.”
Een andere uitdaging is het stuk gaan van device. “We beslissen samen of in zo’n geval een directe vervanging (swap) wordt geregeld en wat we doen met het gerepareerde apparaat. Wordt het weer ingezet, of niet? Dit hangt af van de staat van het apparaat en de tijd die het in gebruik is geweest.”
Is DaaS iets voor jouw organisatie?
Device as a Service kan voor veel organisaties een oplossing zijn om slimmer met werkplekbeheer om te gaan. Wil jij graag overstappen naar DaaS? Zorg dan voor een gedegen voorbereiding en gebruik de kennis en ervaring van een partner om optimaal ontzorgd te worden.
DaaS is niet alleen een zaak van de IT-afdeling. Het is belangrijk dat het algehele beleid van de organisatie op het gebied van werkplekken wordt aangepast. De keuze om voor DaaS te gaan is één, maar het beleid van de organisatie is bepalend voor hoe je medewerkers omgaan met de adoptie.
Neem contact op
Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.
Contact
Lees ook:
