De opkomst van mobiel werken maakt het samenwerken soms net een stukje lastiger. Zeker wanneer je (tijdelijk) aan een specifiek project werkt kan het soms lastig zijn als je elkaar weinig ziet. Door onderstaande zeven fouten niet te maken, vergroot je de kans op een succesvolle mobiele samenwerking aanzienlijk.
1. Onvoldoende beseffen dat verandering ‘eng’ is
Mobiel samenwerken vergt een andere manier van werken. Ook voor de werknemers die nog wel ‘gewoon’ iedere dag van 9 tot 5 op kantoor zitten. Je kunt immers niet meer naar het bureau van je collega lopen om te vragen hoe het ook alweer zit of waar document X staat.
Als manager moet je je hier goed bewust van zijn. Op het moment dat je mobiel werken toestaat, moet je ook kijken welke consequenties dat heeft voor de mensen die liever niet mobiel willen werken. Ga met zijn allen om tafel zitten en onderzoek hoe je de verandering voor iedereen zo soepel mogelijk laat verlopen.
Stel vragen als: waar zijn je werknemers bang voor? Hoe werken ze nu samen en wat gaat er precies veranderen? En vertel wat jij gaat doen om die veranderingen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Vraag ook na de transitie geregeld of een teamlid nog ergens tegenaan loopt of extra hulp nodig heeft.
2. Hiërarchisch blijven leidinggeven
Met hiërarchisch leidinggeven bedoelen we dat je iedereen exact vertelt wat er moet gebeuren, hoe het gedaan moet worden en wie wat moet doen. Jij hebt als manager de verantwoordelijkheid en je teamleden zijn ‘slechts’ uitvoerenden.
Deze manier van leidinggeven werkt in de huidige maatschappij sowieso al steeds minder goed, maar als je overstapt op mobiel werken is het helemaal kansloos. In plaats van aansturen en controleren, moet je een coachende, begeleidende en ondersteunende rol aannemen. Dat is de enige manier waarop werknemers kunnen werken waar en wanneer ze maar willen.
Aan jou de taak om uit te zoeken wat het team nodig heeft om hun werk naar behoren te kunnen uitvoeren. Vervolgens zorg jij dat deze benodigdheden (van praktische zaken als laptops of telefoons en flexvergaderlocaties tot aan mentale ondersteuning en brainstormsessies) er komen.
Daarnaast kun je het team of individuele leden uiteraard wel coachen en advies voorzien als je merkt dat ze vastlopen. En het is belangrijk om op te letten of er hick-ups in de samenwerkingen zijn. In dat geval is het belangrijk uit te zoeken hoe je die verhelpt.
3. Geen duidelijke afspraken maken
Leuk, iedereen mag zelf weten hoe en wanneer die werkt, als het uiteindelijk maar afkomt. Prima instelling, die ook goed past bij mobiel werken. Maar je kunt er ook te veel in doorslaan. Als je niets vastlegt en geen duidelijke afspraken maakt wie waarvoor verantwoordelijk is, dan is iedereen vooral zoekende en is de kans dat het einddoel gehaald wordt erg klein.
Zet daarom de belangrijkste afspraken voor aanvang van het project op papier. Wat is het einddoel? Welke taken moeten daarvoor gedaan worden? Wie is waarvoor verantwoordelijk? En wat doe je bijvoorbeeld als je merkt dat de samenwerking niet meer naar behoren verloopt?
4. Niet de juiste tools faciliteren
Zoals eerder aangegeven, moet je als manager een faciliterende rol aannemen. En dat betekent onder andere dat je actief op zoek gaat naar de juiste tools die nodig zijn om productief mobiel samen te kunnen werken.
Waar moet je dan aan denken? Het meest basale is uiteraard de devices om goed mobiel te kunnen samenwerken. Denk hierbij aan een laptop zoals de HP Elite convertible. Een compacte laptop met een presentatie-standaard en een speciale conference-callmodus waarmee je ook met meerdere mensen achter één laptop goed verstaanbaar bent. Andersom kan iedereen in de ruimte het gesprek goed volgen, dankzij de meerdere ingebouwde speakers van Bang & Olufsen.
Andere belangrijke tools zijn faciliteiten die de communicatie binnen het team bevorderen. Een plek waar iedereen altijd alle benodigde informatie en documentatie kan inzien en bewerken, een online koffieautomaat om laagdrempelig ‘bij te kletsen’ en te sparren en bijvoorbeeld een app of tool waarmee snel een conference call kan worden opgezet.
5. Het overzicht kwijtraken
Je hoeft dan weliswaar niet meer iedere stap van je team te controleren, het is wel belangrijk dat je altijd weet wat de laatste stand van zaken is. Sterker nog: ieder teamlid zou altijd op de hoogte moeten zijn van hetgeen nog moet gebeuren en de resultaten die al behaald zijn. Oftewel, of het team on time en on budget is.
Zorg dus dat er (digitaal) overzicht is. Voor jou én voor de rest van het team. In een excelsheet of aparte app waarin in één oogopslag duidelijk is wie met welke taak bezig, welke taken nog moeten worden opgepakt en wat al is afgerond.
Dat overzicht zit ‘m ook in de eerder genoemde communicatietools. Vooral op het vlak van de benodigde documentatie. Zorg dat die op een plek staan waar iedereen er makkelijk bij kan en dat het ook voor mensen die later aanhaken aan het project logisch is waar ze welke documenten kunnen vinden.
6. Iedereen op zijn eigen eilandje laten werken
Uit het oog uit het hart. Het is heel verleidelijk om – als je niet fysiek samenwerkt – vooral je eigen ding te doen. Veel praktischer ook dan wachten tot je iedereen een keer gesproken hebt. Toch? Nou nee, want deze eilandjescultuur zorgt er uiteindelijk voor dat het einddoel uit het oog raakt.
Als manager is het jouw taak om deze cultuur te voorkomen. Blijf er dus alert op dat er voldoende overleg plaatsvindt, dat het team regelmatig contact met elkaar heeft, dat de afgesproken processen worden nagekomen en dat iedereen nog steeds werkt aan hetzelfde einddoel.
Belangrijk aspect hierin is ook het vertrouwen. Zodra er veel wantrouwen onderling is, zullen werknemers steeds meer hun eigen taken en verantwoordelijkheden claimen en bewaken. Dat werkt een eilandjescultuur nog meer in de hand. Vertrouwen is echter niet iets dat er vanzelf is, dat moet groeien. Wees daarom zeker in het begin van de samenwerking alert op of iedereen elkaar de ruimte gunt om te bewijzen dat ze hun werk goed doen. Zo zal het team steeds meer op elkaar vertrouwen en daardoor ook steeds beter gaan samenwerken.
7. Niets aan teambuilding doen
Met teambuilding kun je het groepsgevoel versterken. Af en toe elkaar diep in de ogen kijken, maakt mensen milder en begripvoller voor elkaar. Zo verklein je ook de kans dat iedereen op een eigen eilandje gaat zitten en het samenwerken steeds stroever verloopt.
Regel daarom geregeld dat het team echt fysiek bijeen komt om elkaar beter te leren kennen. Bijvoorbeeld door na afloop van de maandelijkse meeting op kantoor een borrel of lunch te arrangeren. Of door halverwege het jaar een kookworkshop te organiseren.
