Een workplace solution manager is verantwoordelijk voor alle processen omtrent samenwerking. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het optimaliseren van fysieke vergaderruimtes en het uitrollen van de beste technologie voor online samenwerking. We zetten 5 verantwoordelijkheden van de workplace solution manager op een rij.
1. Het in kaart brengen van behoeften
Een workplace solution manager kan pas bijsturen als hij de organisatie door en door begrijpt. Daarom zal hij beginnen met het analyseren van de organisatiedoelen en cultuur, en manier waarop nu wordt samengewerkt. Dat doet hij door te observeren, en door enquêtes en interviews af te nemen.
Hierbij worden zowel directie, leidinggevenden als ‘gewone’ medewerkers betrokken. Het gaat immers om de manier waarop zij samenwerken tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering.
Ook de huidige technologische oplossingen worden onder de loep genomen. Wat werkt goed, en waar zitten de pijnpunten? Zijn de huidige oplossingen het efficiëntst, of zijn er betere beschikbaar? Is het nodig om accessoires als noise-canceling koptelefoons toe te voegen?
2. Een strategisch plan
Een goede workplace solution manager is op de hoogte van de nieuwste trends op het gebied van (online) samenwerken en nieuwe technologie. Zo kunnen ze best practices en innovatieve oplossingen aandragen die precies passen bij wat jouw organisatie nodig heeft èn wat in het budget past.
Op basis van alle verzamelde input maakt de workplace solution manager een strategisch plan waarin helder wordt uitgewerkt welke technologische samenwerkingsoplossingen en strategieën voor offline samenwerking het meest geschikt zijn. Dit plan moet in lijn zijn met de strategie van de organisatie zelf en rekening houden met kosteneffectiviteit, efficiëntie, productiviteit en de wensen van de medewerkers.
Om uiteindelijk te kunnen meten of de verandering daadwerkelijk succes oplevert, kan de workplace solution manager belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) instellen. Denk bijvoorbeeld aan doelen op het gebied van tijdsbesparing, of een hogere medewerkerstevredenheid.
Effectief samenwerken
Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers onderling, met leveranciers, klanten en andere stakeholders goed kunnen samenwerken? Effectieve samenwerking is sinds de opkomst van hybride werken belangrijker dan ooit.
Downloaden
Aandacht voor de fysieke ruimte
Veel mensen denken bij samenwerkingsoplossingen vrijwel direct aan software, dat is niet helemaal terecht. De workplace solution manager houdt zich namelijk ook bezig met de inrichting van vergaderruimtes en andere plekken waar medewerkers vergaderen.
Deze moeten uitgerust zijn met de nieuwste technologie om hybride vergaderingen zo comfortabel en efficiënt te maken, dat het vrijwel net zo goed is als live vergaderen. Dat kan bijvoorbeeld door middel van ‘slimme’ vergaderruimtes met cameravolgsystemen en kraakhelder geluid.
3. De routekaart naar succes
Het kan zijn dat in het strategische plan wordt beschreven dat medewerkers op een heel andere manier moeten gaan werken. Omdat dit niet altijd even eenvoudig is, is de workplace solution manager ook verantwoordelijk voor de implementatie van de veranderingen.
Zo kan hij bijvoorbeeld een routekaart opstellen naar de nieuwe werkwijze, waar medewerkers op de juiste momenten training en ondersteuning krijgen. Zo ontdekken ze alle voordelen van de nieuwe processen en oplossingen.
Door voldoende aandacht te besteden aan eventuele weerstand, kun je voorkomen dat medewerkers hun eigen technologische oplossingen blijven gebruiken. Dit noemen we ook wel shadow IT. Als medewerkers onveilige software gebruiken, levert dit een belangrijk risico op voor de organisatie.
4. Aandacht voor veiligheid
Een workplace solution manager speelt ook een heel belangrijke rol bij het waarborgen van de veiligheid van samenwerkingsoplossingen. Alleen de technologieën die aan strenge beveiligingsnormen voldoen worden geïmplementeerd.
Daarnaast is het belangrijk dat de oplossingen voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming en privacy: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Ook zal hij veel aandacht besteden aan het belang van beveiligingsprotocollen zoals sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie. Hierbij wordt nauw samengewerkt met IT-afdeling. Software moet namelijk regelmatig worden bijgewerkt om beveiligingsrisico’s te minimaliseren.
5. Een workplace solution manager streeft naar continue verbetering
Een workplace solution manager evalueert de KPI’s uit stap 2 regelmatig, bijvoorbeeld door middel van enquêtes en interviews. Het kan voorkomen dat een oplossing in de praktijk minder goed werkt dan verwacht. Ook zoekt hij voortdurend naar kansen om te verbeteren, bijvoorbeeld door de nieuwste technologie toe te passen.
Een interessante manier om dit te doen, is door strategische partnerschappen aan te gaan met leveranciers, consultants en/of experts uit de branche. Zo kun je als organisatie op de hoogte te blijven van opkomende trends en inzichten krijgen in beste praktijken in de industrie.
Neem contact op
Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.
Contact
Lees ook:
