Dit artikel is het tweede artikel uit de reeks over effectief samenwerken. In het eerste artikel bespraken we hoe veel grote organisaties samenwerken nu hebben ingericht. Dit tweede artikel richt zich op de optimale samenwerking volgens HP. In het derde artikel leggen we uit waar een digital workplace manager allemaal mee aan de slag zou moeten gaan.
Gebrek aan optimale samenwerking vaak managementprobleem
Als samenwerking niet van de grond komt, is dat volgens Sebastiaan vaak in de eerste plaats een managementissue. Hij legt uit dat veel directies nog verwachten dat hun medewerkers vijf dagen per week op kantoor zijn. “Als je organisatie kennisintensief is, is er geen enkele reden waarom je medewerkers elke dag op kantoor zouden moeten zijn”, vindt Sebastiaan.
“Vaak wordt het argument gegeven dat het belangrijk is om op kantoor te werken om de cultuur te versterken, maar dat is geen goed argument. Vroeger zaten er ook al gedetacheerde mensen bij ons op kantoor, en die hadden samen een ijzersterke cultuur zonder dat ze elkaar op de werkplek zagen.”
Volgens Sebastiaan is voor de directie ook een belangrijke voorbeeldrol weggelegd. “Ik hoor nog te vaak dat bij een organisatie iedereen hybride moet werken, behalve de directie. Dan gaat iedereen naar kantoor puur om te laten zien hoe druk ze aan het werk zijn.”
Effectief samenwerken
Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers onderling, met leveranciers, klanten en andere stakeholders goed kunnen samenwerken? Effectieve samenwerking is sinds de opkomst van hybride werken belangrijker dan ooit.
Downloaden
Een gebrek aan leiderschap
In de huidige situatie bij grote bedrijven zijn op het gebied van optimaal samenwerken veel verschillende partijen betrokken. Denk bijvoorbeeld aan de HR-afdeling, de directie, de juridische afdeling, de facilitaire afdeling en de IT-afdeling. “Je kunt je voorstellen dat niet iedereen het eens is over hoe de werkplek van de toekomst eruitziet”, stelt Sebastiaan.
Doordat deze afdelingen geen volledige focus hebben op het thema optimaal samenwerken, worden soms ondoordachte beslissingen gemaakt. “Zo kreeg ik laatst de vraag om 5000 goedkope headsets met een A-plug te leveren.’
‘Na twee simpele doorvragen kwam ik erachter dat 38% van de medewerkers niet dagelijks achter de laptop zit. Zo’n headset is dan helemaal niet handig.” Het is beter om te werken met persona’s met een eigen selectie aan hardware. Het is onzin om iedereen exact hetzelfde te geven.”
De opkomst van de digital workplace manager
Wanneer verschillende afdeling de verantwoordelijkheid delen, ontstaat volgens Sebastiaan een onwerkbare situatie: “Er is dan onvoldoende visie, je hebt een kartrekker nodig binnen je organisatie.”
Het is volgens Sebastiaan noodzakelijk om één verantwoordelijke aan te stellen voor optimale samenwerking binnen je organisatie: de digital workplace manager. “Dat is een heel technische aangelegenheid, een digital workplace manager selecteert de headset en laptop, en zorgt ervoor dat toegang en security goed zijn geregeld.”
“Dit is een serieuze directiefunctie die bepaalt hoe de werkplek van de toekomst eruit komt te zien. Deze persoon stemt natuurlijk af met allerlei stakeholders, maar heeft de final say.”
Optimale samenwerking? Zorg voor meeting equality
Een belangrijke taak van deze digital workplace manager, is het zorgen voor meeting equality. “Audio- en videotechnieken zorgen ervoor dat mensen in een meeting op kantoor en op afstand op gelijkwaardig niveau kunnen samenwerken”, legt Sebastiaan uit.
“Geluid is hierbij het allerbelangrijkst. We hebben bij Poly heel handige oplossingen om dit mogelijk te maken, zoals acoustic fence technologie. Deze technologie zorgt ervoor dat de microfoon alleen binnen een bepaalde range geluid opvangt. Achtergrondgeluiden van thuis, zoals drukke kinderen, of geluiden van de gang op kantoor, worden niet opgevangen.”
Met behulp van slimme videotechnieken kunnen alle deelnemers aan de meeting (op kantoor en op afstand) op een gelijkwaardige wijze in beeld worden gebracht. “Mensen worden op dezelfde manier gepresenteerd. Ook is het mogelijk om door middel van presentation mode de spreker te volgen met de camera.
Hybride samenwerken? Loop alle processen na
Wat zijn de belangrijkste processen binnen je organisatie? Wanneer altijd een deel van de medewerkers thuiswerkt, is het belangrijk om hier heldere afspraken over te maken. Sommige processen kunnen bijvoorbeeld alleen op kantoor worden uitgevoerd.
Ook op het gebied van IT is het noodzakelijk om kritisch te kijken naar de manier waarop je werkt. Wil je naar de cloud, of liever niet? Werk je met een centrale of decentrale IT-omgeving? Kijk ook kritisch naar welke medewerkers je bepaalde toegangsrechten geeft. Met Enterprise Mobility Management (EMM) geef je conditional access.
Stel een hybride werken beleid op
Als je meer dan honderd medewerkers hebt, kom je niet meer weg met mondelinge afspraken. Het is dan zaak om een helder beleid op te stellen voor de hele organisatie. Zo weet elk team wat de uitgangspunten zijn bij hybride samenwerken.
Volgens Sebastiaan is de digital workplace manager de uitgelezen persoon om zo’n beleid op te stellen. Wanneer is het bijvoorbeeld belangrijk om op kantoor te zijn? Welke hardware en software gebruiken ze daarvoor? Hoe zorg je dat medewerkers bereikbaar zijn als ze aan het werk zijn, en niet als ze dat juist niet zijn? Hier heeft de digital workplace manager het beste zicht op van de organisatie.
Neem contact op
Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.
Contact
Lees ook:
