Samen aan een nieuw product werken: dat is vaak de basis van een samenwerking. Soms is de start van de samenwerking het aftasten van de mogelijkheden. Maar vaak heeft iedere partij al gelijk zijn eigen ideeën, wensen, kennis en ervaring die het wil toepassen op deze samenwerking. Handig, maar ook risicovol. Want al die ideeën, wensen en kennis omzetten in één gezamenlijk project kan tijdrovend zijn.
Dat het wel snel kan bewees de gemeente Haarlem al jaren geleden. Daar werd in 1999 in vijf werkdagen tijd een ontwerp voor een nieuwe busbaan bedacht. Zou in eerste instantie de baan pas in 2008 klaar zijn, nu kon het belangrijkste gedeelte dat de stad ontlast al in 2002 klaar zijn.
Het geheim? Virtual reality, een heisessie, een goede internetverbinding én een gezamenlijk belang. Verschillende technici, architecten, bouwers en mensen van TNO en Rijkswaterstaat sloten zich gezamenlijk op in een hotel, beschrijft NRC Handelsblad. Ze rekenden verschillende modellen door, overlegden via internet met experts elders in het land en kwamen binnen vijf werkdagen tot een ontwerp dat voor iedereen werkbaar was.
Gezamenlijk belang
Intensief samenwerken in het begin leverde hier een vliegensvlugge start op. Iets wat bij de meeste samenwerkingen best een haalbare optie is. Het vraagt van alle partijen wel direct een relatief grote tijdsinvestering, maar deze efficiency-slag verdient zich gedurende het project terug. Door de koppen namelijk letterlijk bij elkaar te steken, loop je minder risico dat deelnemers het gezamenlijk belang uit het oog verliezen.
In plaats van dat ieder voor zich op zijn eigen moment kijkt wat voor hem of haar de meest handige oplossing is, kijk je gezamenlijk naar wat voor iedereen de meest werkbare oplossing is. ‘Waarom werken we ook alweer samen?’ ‘Hoe draagt dit bij aan het doel van deze samenwerking?’ En ‘is de bedachte oplossing echt het beste voor de klant?’ Dergelijke vragen kun je tijdens zo’n intensieve brainstormsessie vragen om het gezamenlijk belang voor ogen te houden.
Communicatie is de sleutel
Een ander belangrijke sleutel tot een efficiënte samenwerking is goede communicatie. Vooral in de eerste fase van het traject is hier veel winst te behalen. Bij het bepalen van het doel en het uitwerken van het concept moet er nauw samengewerkt worden. Iedereen heeft immers zijn eigen ideeën en wensen, die niet altijd aansluiten bij hetgeen de andere samenwerkingspartners voor ogen hebben.
Er moet voldoende ruimte zijn om deze inbreng te delen en te bespreken, zonder dat de samenwerkingspartners tegenover elkaar komen te staan. En ook in het verdere proces is het belangrijk dat kennis gedeeld wordt. Handig om over de communicatie en kennisdeling bij aanvang van de samenwerking al duidelijke afspraken te maken. Bijvoorbeeld door kennisdoelen te formuleren en door activiteiten te plannen waarin kennis en creativiteit gedeeld wordt.
De juiste tools
Zoals in het voorbeeld van de gemeente Haarlem te zien is, zijn de juiste tools onontbeerlijk. Je wilt snel kunnen schakelen met alle partijen en iedereen moet te allen tijde over de laatste gegevens, informatie en documenten beschikken. Alleen zo weet je zeker dat je altijd over hetzelfde praat tijdens bijvoorbeeld een telefonisch overleg.
Daarvoor is het dus belangrijk in een online omgeving te werken, waar alle documentatie te vinden is over het project. Maak duidelijke afspraken over de benaming van documenten en bijvoorbeeld over hoe het aanpassen van de planning bekend wordt gemaakt.
Verzeker je er daarnaast van dat iedereen een device heeft waarop alle documenten ook geopend kunnen worden. Werk je – zoals in Haarlem – met virtual reality? Of met bijvoorbeeld speciale programma’s om grafische content te kunnen delen? Dan is het belangrijk dat alle deelnemers aan de samenwerking dezelfde versie van dat programma op hun computer hebben staan én hun computer het programma ook goed aankan.
Ruimte voor verandering
Tot slot moet je je realiseren dat de afspraken die je maakt rondom de samenwerking niet in beton gegoten zijn. Er moet ruimte zijn om gaandeweg het proces de plannen iets te wijzigen als blijkt dat het gunstiger is of bijvoorbeeld praktischer is om het net wat anders te doen. Gaandeweg het proces zul je wel steeds meer zaken en afspraken concreter maken en invullen. Maar het blijft belangrijk om regelmatig het proces en de resultaten te reflecteren.
