Dit artikel is de eerste in een reeks over effectief hybride samenwerken. In dit artikel leggen we uit hoe de huidige situatie er bij grote organisaties uitziet. Het tweede artikel zoomt in op de ideale samenwerking volgens HP. In het laatste artikel leggen we uit waar een digital workplace manager allemaal aan zou moeten werken.
Samenwerken in grote organisaties
Een organisatie valt of staat bij samenwerking. Als medewerkers niet goed kunnen samenwerken met collega’s en de buitenwereld, is dat funest voor je bedrijfsvoering. Het is dus heel belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan hoe samenwerking is geregeld binnen je bedrijf.
Dat is nog niet zo eenvoudig. Samenwerken is namelijk een bijzonder breed begrip, dat maakt het ongrijpbaar. Je moet bijvoorbeeld nadenken over teamstructuren, hardware, software en de inrichting van werkplekken.
Eén platform voor alle samenwerkvormen
Sebastiaan Hoogstadt is sales director Benelux bij Poly (onderdeel van HP). Hij benadrukt dat de vraag allang niet meer is óf je hybride samenwerken faciliteert, maar hóe je dat organiseert voor alle typen medewerkers, ook voor de medewerkers die grotendeels op locatie werken.
“Een online vergadering vervangt face-to-facecontact niet, maar het is onzin om al je afspraken fysiek te doen”, vindt Sebastiaan. De sales director vertelt dat ook organisaties waar vooral op locatie moet worden gewerkt (zoals in fabrieken), hybride samenwerken mogelijk moet zijn.
“Medewerkers zijn dan wel vijf dagen per week op locatie, maar leveranciers, stakeholders, klanten en de directie zijn dat niet. Je hebt dan een platform nodig voor hybride samenwerken.”
Verschillende afdelingen zijn verantwoordelijk
Doordat samenwerking uit verschillende facetten bestaat, zijn er binnen grote organisaties vaak verschillende afdelingen die hier iets over willen zeggen. Zo heeft de directie vaak een bepaalde visie op samenwerken die ze graag in de organisatie willen terugzien. De HR-afdeling kijkt bijvoorbeeld naar de samenstelling van teams en arbeidsvoorwaarden.
De IT-afdeling zorgt ervoor dat medewerkers veilig kunnen werken en de juiste hardware en software tot hun beschikking hebben. Tot slot richt de facilitaire afdeling de verschillende ruimtes op kantoor in, zoals werkplekken en vergaderruimtes.
“Dit is niet handig”, vindt Sebastiaan. “Doordat verschillende afdelingen verantwoordelijk zijn voor hybride samenwerking, mis je een eenduidige visie.”
Dit gebrek aan regie is precies waarom steeds meer grote organisaties een ‘digital workplace manager’ aanstellen: iemand die platformgovernance, adoptie en medewerkerservaring in één rol samenbrengt en resultaten meet op basis van concrete KPI’s, zoals adoptiegraad en zoeksucces. Het is slim om daarnaast bij elke toolkeuze vooraf de belangrijkste stakeholders te betrekken, zodat je niet achteraf hoeft te repareren wat losse afdelingen al hebben besloten.
Zo beveiligen grote organisaties de hybride samenwerking
Wanneer niet alle devices zich in hetzelfde gebouw bevinden, heb je als IT-afdeling een uitdaging om deze allemaal te beveiligen. Dit breng je in kaart met Mobile Device Management. Daarnaast zijn er ook een aantal stappen die je al kunt nemen voordat een medewerker met het device aan de slag gaat.
Voor grote organisaties is elk geval meer nodig dan alleen een wachtwoord om een apparaat te openen. Denk aan biometrische inlogmogelijkheden (vingerafdruk, irisscanner), NFC-badges of tokens. Multifactor authenticatie is altijd aan te raden.
Ook bij het uitzoeken van de hardware kun je al kiezen voor devices die extra goed beveiligd zijn. Zo heeft HP HP Wolf Security for business. Hiermee is onder andere je BIOS goed beschermd en worden gevaarlijke websites geïsoleerd.
Samenwerkingstools voor grote organisaties
Als medewerkers zowel thuis als op kantoor aan de slag gaan, is het zaak om te faciliteren dat ze hybride samenwerken. Daar zijn veel verschillende soorten tools voor, denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams of Google Workspace.
“De grote kracht van Microsoft Teams is dat het een hub voor teamwerk is”, vertelt Michel Bouman, Territory Channel Manager Modern Work bij Microsoft. “Je hebt alles bij elkaar in één oplossing. Dit betekent dat je geen oplossingen meer hoeft te kopen voor cloudopslag, beveiliging en videoconferencing.”
De grootste valkuil bij grote organisaties is niet een verkeerde toolkeuze, maar eerder de wildgroei aan tools. Organisaties die dit goed regelen, maken bewust onderscheid tussen snelle communicatie en duurzame kennis.
Persona’s in de praktijk
Zoveel mensen, zoveel wensen. Grote kans dat de medewerkers binnen jouw organisatie niet allemaal op dezelfde manier werken. Door je medewerkers te segmenteren, kun je ze voorzien van devices en accessoires die echt bij ze passen. Dat heeft veel voordelen.
Een greep uit de tools die grote organisaties hiervoor inzetten, uitgesplitst naar functie:
- Communicatie en vergaderen: Microsoft Teams, Slack en Zoom Workplace vormen nog altijd de basis voor chat en videobellen.
- AI-assistenten binnen bestaande tools: Microsoft 365 Copilot, Slack AI en Zoom AI Companion vatten gesprekken en vergaderingen samen, maken notities en zetten actiepunten automatisch uit.
- Werkmanagement: Asana, Jira (met Confluence), monday.com en ClickUp helpen structuur aan te brengen in projecten en taken, met eigen AI-lagen zoals ClickUp Brain.
- Kennis doorzoekbaar houden: Tools als Glean koppelen meerdere platformen aan elkaar en beantwoorden vragen op basis van alle verspreide bedrijfsinformatie, wat helpt tegen kennisversnippering.
Welke combinatie het beste past, hangt af van je bestaande stack: organisaties die al op Microsoft 365 of Google Workspace draaien, beginnen doorgaans bij de AI-laag binnen die suite voordat ze losse AI-tools toevoegen.
Welke tool is geschikt voor mijn organisatie?
Welke samenwerktool voor jouw organisatie handig is, hangt volledig af van de doelen van je organisatie en de wensen van je medewerkers. Breng dit dus eerst grondig in kaart. Het is niet wenselijk om na een tijdje over te stappen op een andere tool, dat zorgt voor verwarring.
Sommige bedrijven kiezen ervoor om teams zelf verantwoordelijk te maken voor de keuze voor samenwerkingstools. Dat levert een aanzienlijk risico op, aangezien medewerkers vooral kijken naar gebruiksvriendelijkheid, niet naar beveiliging.
Kies je toch voor een nieuwe tool, rol die dan niet in één keer organisatiebreed uit. Laat eerst een of twee afdelingen 60 tot 90 dagen testen, meet de betrokkenheid en verzamel feedback van de werkvloer. Schaal pas daarna op. Zo voorkom je een dure implementatie die uiteindelijk nauwelijks wordt gebruikt.
Tip: lees alles over de gevaren van shadow-IT, en hoe je dit voorkomt
AI-laptops ontcijferd
Wat betekent NPU-technologie precies en waarom TOPS-waarden ertoe doen voor jouw organisatie? Ga aan de slag met een praktische implementatiestrategie om AI-laptops succesvol uit te rollen in jouw organisatie.
Downloaden
