Wanneer een printer uitvalt, valt de verkoop stil
Mastermate heeft vijftig vestigingen verspreid door het land. Op elke locatie staan minimaal één of twee printers, op de grotere vestigingen met kantoren meer. In totaal gaat het om ongeveer 150 printers. Die printers zijn niet zomaar aanwezig – ze zijn essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
“In onze winkels hoef je niet direct te betalen, je krijgt de factuur mee,” legt Heijmans uit. “Dus als wij geen factuur mee kunnen geven, dan moet die digitaal nagestuurd worden.” De klanten van Mastermate zijn vaak ZZP’ers in de bouw. Geen tech-savvy mensen, maar vakmensen die hun spullen willen meenemen en aan de slag willen. Als de printer aan de balie uitvalt, heeft dat directe gevolgen. “Dan staat die klant tien minuten te wachten en moeten we de factuur digitaal nasturen. Terwijl een factuur op papier juist goed werkt voor onze klanten.”
Naast facturen aan de balie worden er ook pakbonnen voor de logistiek geprint en elke ochtend routelijsten. “We printen elke ochtend alle pakbonnen en alle routelijsten,” vertelt Heijmans. “Het wordt één groot drama op het moment dat zo’n printer ’s nachts vastloopt. Dan kunnen de chauffeurs de volgende ochtend niet aan de slag.”
Toen betrouwbaarheid tekortschoot
De samenwerking met Avictus kwam voort uit frustraties met de vorige leverancier. De gevolgen waren concreet en hinderlijk. “Zo kwamen cartridges te laat en moest er vanaf een andere vestiging snel een cartridge geleverd worden. En zo gingen we heen en weer schuiven om maar te zorgen dat alles bleef werken. Bovendien hebben we soms twee à drie maanden zitten wachten voordat een kapotte printer vervangen werd.”
“Een van de visitekaartjes in mijn la was van Avictus. Ik heb gebeld en gezegd dat ik hulp nodig had. Avictus is daar heel goed op ingesprongen.”
Partnerschap in plaats van transactie
Wat volgde was een grondige analyse. Matthijs Lamme van Avictus stelde heel veel vragen, waaronder de cijfers van het printvolume. Een van de belangrijkste vraagstukken was standaardisatie. Mastermate beschikt over 150 printers. Daar waren ook nog semi-consumentenprinters bij die niet gemaakt zijn voor de hoge volumes die Mastermate draait. Heijmans: “Een van de eerste vragen was welke types we moeten standaardiseren. Daar is een advies uitgekomen. Iets wat je alleen kan geven, als je precies weet wat er geproduceerd wordt aan A4’tjes en dergelijke.”
De afspraken die volgden zijn helder: printers blijven eigendom van Mastermate, maar Avictus zorgt voor cartridges en servicecontracten. “Dat is het proces zoals het nu loopt. En daar zijn we heel blij mee.”
Korte lijnen, snel schakelen
“Het is makkelijk zakendoen met Matthijs. Je belt de directeur en dan wordt het geregeld als er ergens iets niet helemaal lekker loopt,” vertelt Heijmans. De resultaten zijn concreet. Sinds de overstap naar Avictus worden cartridges op tijd verstuurd en zijn er minder klachten uit de organisatie. Printers worden binnen een week vervangen in plaats van na maanden wachten. Het hoofdpijndossier van anderhalf jaar geleden is opgelost.
Ook in de dagelijkse gang van zaken merkt Heijmans het verschil. “Normaal gesproken wordt een nieuwe cartridge opgestuurd, maar die komt lang niet altijd op de juiste plaats terecht. Vaak komt zo’n cartridge bij de afdeling logistiek op een plank te liggen en vervolgens vergeten.” Avictus stuurt proactief mailtjes naar vestigingen als er een cartridge aankomt, met informatie voor welke printer die bedoeld is en waar die geplaatst moet worden. “En met de Managed Print Services-oplossing (MPS) van Avictus, weet ik precies hoe alle printers presteren en waar er het meeste geprint wordt”, vertelt Heijmans.
Meedenken waar het niet hoeft
Wat hij vooral waardeert, is dat Avictus verder kijkt dan de eigen dienstverlening. Een voorbeeld: Mastermate heeft ook een collectie Zebra-printers, grote labelprinters voor de logistiek. “Avictus verkoopt die printers niet. Maar ze ondersteunen ons wel om ook die printers in het MPS-overzicht te krijgen, zodat we ook die printers op een centrale plek kunnen beheren en managen,” legt Heijmans uit. “Dat is een extra stap Avictus die zet.”
Zelf ook een goede printoplossing? Avictus helpt je graag verder!
Lees ook:
- Cloud printen: wat moet je erover weten?
- Hoe krijg ik meer inzicht in het printgedrag van mijn medewerkers?
- Veilig en productief thuis printen: werk je printstrategie bij
