De samenwerking van KBS Advocaten en Avictus begon zo’n zeven jaar geleden. “Ze belden ons koud op met de vraag of we geïnteresseerd waren in hun managed print services (mps)”, vertelt Rogier. “Op dat moment hadden we nog een lopend contract, maar ik stelde voor dat ze het volgende jaar terug zouden bellen.
“Tegen die tijd waren we actief op zoek naar alternatieven voor onze toenmalige printaanbieder. De prijs was aantrekkelijk, dus besloten we vier multifunctional printers (twee laserprinters en twee PageWide-printers) aan te schaffen.”
Het belang van een betrouwbare machine
Inmiddels is KBS Advocaten trouwe klant van Avictus. Eerder dit jaar besloten ze de samenwerking weer te verlengen. “In augustus 2023 zijn we naar een nieuw, iets kleiner kantoor verhuisd. We besloten daarom dit keer drie nieuwe (laser) apparaten te leasen. Deze zijn sneller dan onze vorige modellen.”
Tip: KBS Advocaten koos voor drie identieke machines om te voorkomen dat medewerkers een voorkeur zouden ontwikkelen voor een bepaald apparaat.
Een van de belangrijkste redenen dat KBS Advocaten besloot te verlengen, is dat de printers betrouwbaarder zijn dan die eerdere printpartners. “Bij een vorige aanbieder had ik praktisch iedere week een monteur over de vloer! Met Avictus heb ik misschien twee keer per jaar contact.”
Zoals de meeste partijen in de advocatuur, maakt KBS Advocaten veel gebruik van de printers. “De betrouwbaarheid van de apparatuur is cruciaal voor ons, vooral omdat we in onze branche veel afhankelijk zijn van printen.”, legt Rogier uit. “Gerechtelijke instanties en tuchtcolleges vereisen vaak meerdere kopieën van processtukken, en er zijn vaak veel bijlagen. Zelfs als ze een digitale variant toestaan, moet het vaak op papier moeten worden nagezonden.”
Managed Print Services 2.0
Hoewel de digitalisering van onze werkzaamheden razendsnel gaat, blijkt print voor veel bedrijven toch onmisbaar. Steeds meer organisaties maken hierin de overstap van het los aanschaffen van apparaten, printbenodigdheden en service naar Managed Print Services. Hoe werkt dit precies?
Persoonlijke aanpak bij problemen
Een vastgelopen opdracht kan dus snel tot problemen leiden, maar dat is KBS Advocaten tot nu toe bespaard gebleven bij Avictus. “Wat ik bijzonder waardeer aan Avictus is dat het geen enorm grote organisatie is; als ik bel, weet ik meestal met wie ik spreek. Dat persoonlijke contact is erg prettig.”
“Ik heb een vaste contactpersoon, Matthijs, en ik ken de meeste mensen van Avictus bij naam. Dat vind ik heel prettig.”
Als er een probleem is met een printer, probeert Rogier het meestal eerst zelf op te lossen met behulp van Avictus’ monteurs via de telefoon. “Als dat niet lukt, wachten we gewoon tot een monteur ter plaatse kan komen. Zowel wij als Avictus zijn gevestigd in Utrecht, wat erg handig is als we snel een monteur nodig hebben”, legt Rogier uit.
Extra veilig printen
Een van de opties waar KBS Advocaten gebruik van maakt bij de printers van Avictus, is ‘follow me printen’. Dit is een programma waarbij je altijd naar een virtuele printer print en je documenten met een persoonlijke code van elke beschikbare printer kunt halen.
Dit is belangrijk in het kader van de privacywet AVG, het mag niet gebeuren dat een willekeurige medewerker zomaar een opdracht in het geheugen van de printer kan uitdraaien.
“Het achterliggende programma, Papercut, biedt een schat aan instellingen, waarmee we gebruikers kunnen aanmaken en beheren. Avictus heeft ons hier uitstekend mee geholpen.”
Vergaderruimtes en kantoorartikelen
Sinds kort bestelt KBS Advocaten ook kantoorartikelen als papier en markers bij Avictus. “Dat is heel handig omdat het complicaties voorkomt die kunnen ontstaan wanneer je te maken hebt met verschillende leveranciers voor papier en printers. Zo voorkomen we dat er met vingers gewezen wordt bij eventuele problemen.”
Onlangs hebben we ook een bezoek gehad van iemand van Avictus om te praten over AV-apparatuur, camera’s en geluidssystemen voor onze vergaderruimtes”, legt Rogier uit.
“We overwogen een soort beamer die uit het plafond komt in onze lunchruimte, maar uiteindelijk is een betere optie, een scherm op wieltjes geadviseerd. Dat konden we ook allemaal zelf bekijken in de showroom in Utrecht. Dat is wel zo fijn!”
Zelf ook een goede printoplossing? Avictus helpt je graag verder!
Neem contact op
Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.
Contact
Lees ook:
