Zo stapt zorgorganisatie SOVAK over op Choose Your Own Device (CYOD)

Er zijn diverse strategieën als het gaat om het kiezen van devices voor medewerkers. Choose Your Own Device (CYOD) is een strategie waarbij de organisatie de medewerkers keuze geeft uit een aantal verschillende zakelijke devices. De vraag “Wat heeft de medewerker nodig om zijn of haar werk goed te kunnen doen?’’ staat hierbij centraal.

De grootste voordelen van CYOD zijn keuzevrijheid voor de medewerkers aan de ene kant, terwijl de IT-afdeling aan de andere kant geen wildgroei aan merken of uitvoeringen hoeft te beheren.

De huidige situatie bij SOVAK

Michiel vertelt dat SOVAK momenteel twee soorten laptops aanbiedt aan haar medewerkers. De ene variant heeft een 14-inch scherm, de andere een 15-inch scherm met separaat toetsenbord. De grotere laptop is voor de medewerkers met een kantoorfunctie, en de kleinere is voor de mensen in zorgfuncties.

“Opvallend genoeg zien we dat mensen in de praktijk juist de voorkeur hebben voor het tegenovergestelde!”, lacht Michiel. “Mensen op kantoor willen graag een kleiner model dat in hun tas past, zodat ze mobiel blijven. Vervolgens sluiten ze hun laptop aan op een dockingstation. Zorgmedewerkers willen juist graag een groter scherm omdat hun laptop op de locatie zelf blijft. Ook maken ze veel minder gebruik van dockingstations.”

Tip: zo kies je het juiste device voor jouw medewerker

Overstappen op Choose Your Own Device

Omdat SOVAK medewerkers graag wil laten meedenken over welke devices het beste bij hen passen, kiest de organisatie voor CYOD. “We hebben lange tijd vaste werkplekken gehad, maar willen uiteindelijk overstappen op een hybride model”, legt Michiel uit. “Choose Your Own Device is de route die we daarbij willen lopen.”

Die keuze is het resultaat van de samenwerking met Noud Schaper, Key Accountmanager Healthcare bij Aces Direct. Meerdere sessies leidden uiteindelijk tot de conclusie dat CYOD de beste strategie voor SOVAK is.

“Bij zorgorganisaties zien we dat de afstand tussen de IT-afdeling en andere afdelingen kleiner wordt. Mensen willen betrokken worden bij de keuzes”, legt hij uit. “Als iedereen helemaal zelf mag beslissen welke devices ze gebruiken, is dat voor IT bijna niet te beheren. Elke storing of melding kost dan heel veel tijd. Daarom is het belangrijk om bepaalde kaders te geven waarbinnen mensen mogen kiezen.”

Hoe kies je de juiste devices voor CYOD?

Michiel legt uit dat hij samen met Aces Direct en Noud persona’s, ook wel gebruikersprofielen genoemd, heeft opgesteld. Op basis daarvan wil hij twee standaardlaptops en smartphones beschikbaar stellen aan medewerkers. “We willen graag standaardisatie zodat het duidelijk is wat we in beheer hebben.” Ze zijn er nog niet uit welke devices dit precies gaan worden.

“We gaan hiervoor in gesprek met medewerkers: wat heb je nodig om je werk goed te doen? Aan de andere kant kijken we welke financiële middelen er beschikbaar zijn. Sommige laptops zijn shared devices, terwijl mensen misschien graag een eigen exemplaar zouden willen.”

Persona’s voor medewerkers

Wil je dat je medewerkers prettig en productief werken? Dan kom je er tegenwoordig niet meer mee weg om bij iedereen dezelfde desktop op het bureau te zetten. Lees in deze whitepaper alles over het segmenteren van je werknemers om de productiviteit te verhogen.

Downloaden

Smartphones kiezen

Als het gaat over smartphones, hebben medewerkers vaak een sterke voorkeur. De ene medewerker is gewend aan Android, terwijl de andere bij Apple zweert. “Die keuze laten we graag bij de medewerker zelf”, legt Michiel uit.

De mogelijkheden die elk device krijgt verschillen per locatie en regelgeving. “Medewerkers op locatie hebben de beschikking over vier smartphones, maar slechts één daarvan beschikt over WhatsApp. Dit om te voorkomen dat er via deze app data op onveilige wijze gedeeld wordt (in het kader van de AVG). Dat device moet dan ook anders ingericht worden.”

In sommige andere zaken heeft de medewerker geen keuzevrijheid, zo is het gebruik van specifieke applicaties voor persoonsalarmering verplicht. “Daar doen we geen concessies. Dit is voor alle locaties hetzelfde.”

Het belang van cybersecurity

“Security is op dit moment een zeer belangrijk aandachtspunt. Zo komt er volgend jaar bijvoorbeeld nieuwe wetgeving voor cybersecurity in de zorg”, vertelt Michiel. “Met name aan de beheerkant moet je daarom heel scherp zijn. Als IT-afdeling willen we alles zoveel mogelijk beheersbaar maken. De medewerkers willen juist zoveel mogelijk keuzevrijheid. CYOD is hier uiteindelijk de gulden middenweg”, besluit Michiel.

Lees ook:

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact