Wat is een flexibele werkplek?
De traditionele, vaste werkplek op kantoor is bij veel bedrijven vervangen door het principe van flexwerken. Dit houdt in dat medewerkers zelf, tot op zekere hoogte, kunnen bepalen waar en wanneer zij werken.
Een flexibele werkplek kan een bureau zijn dat je deelt met anderen op kantoor, maar ook een werkplek op een externe locatie, zoals een coworking space of café. In dit laatste geval betaal je soms voor de tijd die je de plek gebruikt, wat handig kan zijn voor kort gebruik of specifieke projecten.
Bekende flexwerkconcepten zoals Seats2Meet en Tribes bieden speciale werkruimtes met vergaderfaciliteiten en netwerkmogelijkheden. Een koffietentje kan een prima alternatief zijn, al is de sfeer er vaak minder zakelijk en zijn er minder voorzieningen.
Kies voor flexwerken op drukke plaatsen noise cancelling koptelefoons van Poly voor meer concentratie.
Waarom gebruikmaken van een flexwerkplek?
De technologische vooruitgang heeft flexibel werken eenvoudiger en toegankelijker gemaakt dan ooit. De traditionele desktop is grotendeels vervangen door laptops en mobiele apparaten, die veel meer flexibiliteit bieden.
Cloud-opslag maakt het mogelijk overal toegang te hebben tot bestanden. Samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en Zoom zorgen ervoor dat je met collega’s verbonden blijft, of je nu thuis werkt of op kantoor bent. Flexibele werkplekken en geschikte mobiele apparaten helpen werknemers overal productief te zijn, of dat nu op kantoor, thuis, of onderweg is.
Daarnaast zijn er beveiligingsmaatregelen nodig wanneer medewerkers buiten de eigen organisatie werken, zoals een VPN voor veilig internetgebruik.
Met Wolf Security beschik je over extra bescherming bij mobiel werken.
Voordelen van flexwerken
Flexwerken biedt medewerkers niet alleen vrijheid in locatie, maar ook in het kiezen van de meest geschikte werkplek voor een bepaalde taak. Sommige taken, zoals het schrijven van een rapport of het voorbereiden van een presentatie, vereisen concentratie en stilte, waarvoor een stilteruimte ideaal is.
Andere taken, zoals brainstormsessies of projectoverleg, kunnen het beste worden uitgevoerd in een kantoortuin of vergaderruimte, waar teamleden direct kunnen samenwerken.
Daarnaast biedt thuiswerken de mogelijkheid om werk en privé flexibel te combineren; bijvoorbeeld om ’s middags de kinderen van school te halen zonder in te boeten aan productiviteit. Wanneer medewerkers regelmatig onderweg zijn, biedt een flexplek langs de snelweg een ideale tussenoplossing, zodat zij effectief kunnen werken tussen afspraken door.
Voor medewerkers onderweg biedt HP een breed assortiment aan mobiele werkstations en accessoires.
Hoe kies je externe flexplekken uit?
Wanneer medewerkers vaak onderweg zijn, kan een externe flexplek een goede optie zijn. Dit kan helpen om reistijd te beperken en biedt bovendien de kans in een andere omgeving te werken, wat creativiteit en productiviteit bevordert. Bij het kiezen van een geschikte externe werkplek spelen factoren als locatie, prijs en faciliteiten een belangrijke rol.
Verder is het handig de sfeer en netwerkmogelijkheden in overweging te nemen; werken er bijvoorbeeld veel professionals uit dezelfde sector die mogelijk interessante contacten kunnen opleveren? Veel coworking spaces bieden bovendien handige voorzieningen zoals printservices.
De juiste werkplek op kantoor
Veel organisaties die overstappen op flexibel werken, pakken ook de kantoorinrichting opnieuw aan om deze beter af te stemmen op de verschillende activiteiten van hun medewerkers.
Kantoortuinen, belhokken, stilteruimtes en brainstormkamers zijn inmiddels niet meer weg te denken uit de moderne kantooromgeving. Deze ruimtes dragen bij aan het succes van flexwerken, omdat medewerkers hierdoor zelf de omgeving kunnen kiezen die het beste bij hun werk past.
Het is echter belangrijk om goed na te gaan welke typen ruimtes het meest noodzakelijk zijn; er is niets zo vervelend als een tekort aan vergaderruimtes, waardoor medewerkers genoodzaakt zijn om bijvoorbeeld in de kantoortuin klantgesprekken te voeren.
Flexwerkplekken thuis
Thuiswerken is in feite ook een vorm van flexwerken. Werkgevers zijn verplicht om ervoor te zorgen dat de thuiswerkplek aan ergonomische eisen voldoet, aangezien een slechte werkplek op lange termijn kan leiden tot gezondheidsklachten.
Bespreek met je medewerkers de vereisten voor een goede thuiswerkplek, zoals een ergonomische stoel, bureau en monitorstandaard, om rugklachten te voorkomen. Om de betrokkenheid van thuiswerkers te behouden, is het raadzaam om hen te stimuleren af en toe naar kantoor te komen voor teamoverleggen en informele interactie, zodat zij de band met collega’s behouden.
HP biedt ergonomische accessoires en docking stations voor een geoptimaliseerde thuiswerkplek.
Afspraken en beleid voor flexwerk
Om flexwerken echt effectief te maken, is het belangrijk om afspraken en verwachtingen duidelijk vast te leggen in een hybride werkbeleid. Zo’n beleid fungeert als een set spelregels waar medewerkers zich aan kunnen houden, wat zorgt voor structuur en duidelijkheid. Bijvoorbeeld afspraken over bereikbaarheid: medewerkers kunnen hun locatie en beschikbaarheid aangeven via een chattool en hun online agenda, zodat collega’s weten of en wanneer ze gestoord mogen worden.
Ook communicatie-etiquette kan helpen om te voorkomen dat medewerkers elkaar onnodig storen, wat ten goede komt aan de productiviteit. Daarnaast is het belangrijk om regels op te stellen voor het gebruik van flexplekken binnen het kantoor.
Door populaire werkplekken of vergaderruimtes beschikbaar te stellen op basis van inschrijving voorkom je dat bepaalde plekken worden ‘geclaimd’ en alsnog vaste werkplekken worden.
De werkplek evolueert razendsnel
Hoe zorg je ervoor dat deze klaar is voor de toekomst? Met de juiste combinatie van technologie, flexibiliteit en duurzaamheid creëer je een werkplek waar medewerkers optimaal kunnen presteren. Ontdek hoe je dit aanpakt.
Downloaden
Lees ook:
