Het Haagse full-service internetbureau is in 2004 gestart. ‘In de loop van de jaren was een werkplekomgeving ontstaan waarin meerdere tekstverwerkingsprogramma’s in omloop waren. Sommigen mensen werkten in Word, anderen in Pages (Apple) en weer iemand anders gebruikte een open source-variant. Daardoor waren documenten niet altijd direct voor iedereen beschikbaar’, vertelt Hans Nagtegaal, sales- en marketingmanager bij Typify.
‘Voorheen hadden we ook allemaal aparte tools voor bijvoorbeeld agenda’s of projectafspraken. We maakten gebruik van verschillende clouddiensten, maar die gegevens waren niet gekoppeld.’
Tijd dus voor een werkomgeving die meer bij de huidige manier van werken past. Voor een mobiele werkplekomgeving waarin overal eenvoudig samenwerken centraal staat. Maar hoe organiseer je dat? En wat komt erbij kijken?
De werkplek evolueert razendsnel
Hoe zorg je ervoor dat deze klaar is voor de toekomst? Met de juiste combinatie van technologie, flexibiliteit en duurzaamheid creëer je een werkplek waar medewerkers optimaal kunnen presteren. Ontdek hoe je dit aanpakt.
Downloaden
Eenvoudig samenwerken
‘Nu zit alles in Microsoft 365. We delen documenten via Sharepoint en zetten de informatie van projecten op een centrale en goedbeveiligde plek in de cloud waar ze beschikbaar zijn voor bevoegde medewerkers. Dat werkt veel efficiënter.’ Volgens de medeoprichter van Typify is de situatie na de overstap naar Office 365 enorm verbeterd. ‘Bestanden zijn via de cloud toegankelijk en er kan eenvoudig worden samengewerkt aan documenten.’
Documenten delen
Een centrale plek in de cloud waar alle relevante informatie voor de bevoegde werknemers vindbaar is, is volgens Nagtegaal vooral handig omdat er meerdere partijen bij een project betrokken zijn.
‘We ontwikkelen bijvoorbeeld apps, bouwen websites en leveren tools voor de automatisering van marketing. We brengen in een customer journey de processen in kaart en ontwikkelen een concept dat aansluit bij de doelstellingen. Die stap van prototype naar tool is een co-creatie waarbij veel partijen betrokken zijn. Het is dan heel handig om in de cloud documenten te kunnen delen.’
HP Elite x2
Bij de implementatie van de mobiele werkplekomgeving is ook de hardware vervangen. Nagtegaal: ‘Onze buitendienst gebruikt nu de HP Elite x2. Dat zijn tablets waar een toetsenbord aan kan worden gekoppeld. Zo’n tablet is voor ons ideaal om bijvoorbeeld bij een klant snel een demonstratie te geven van onze diensten.’
‘Voorheen gaven we vaak een powerpoint-presentatie op een groot scherm. Maar dat creëert meestal een afstand. We kunnen nu laten zien welke projecten we kunnen opleveren, hoe onze producten werken en direct inspringen op vragen van de klant.’
Eenvoudig beheer
De implementatie van de kantoorsoftware via de cloud en de nieuwe hardware bij de 16 medewerkers van Typify verliep volgens Nagtegaal zonder problemen. ‘Het was niet nodig om externen op de implementatie te zetten. Onze eigen solution architect heeft het project op zich genomen. Na een marktverkenning kwam hij uit op Office 365 en HP. Die mobiele werkplekomgeving is via de browser eenvoudig te beheren.’
Bovendien zorgt de nieuwe hardware volgens Nagtegaal voor een goede uitstraling naar klanten. ‘Windows-hardware en een fraai design gingen voorheen nooit zo goed samen. Maar bij de nieuwe zakelijke productlijnen van HP is duidelijk veel aandacht besteed aan het ontwerp van de apparatuur. Daardoor laten onze mensen een professionele uitstraling achter bij klanten.’
Overstap begeleiden
Typify stapte binnen 2 werkdagen over op de mobiele werkplekomgeving. ‘Doordat we verschillende documenten in omloop hadden, moesten sommige bestanden worden omgezet naar een ander formaat. Daar moet je wel rekening mee houden als je overstapt’, geeft Nagtegaal als tip mee.
Er was geen aparte training voor personeel nodig. ‘Medewerkers waren al bekend met de software en bij het gebruik van 365 wijst het meeste zich vanzelf. We hebben wel een aantal afspraken gemaakt zodat we de nieuwe Office-omgeving zo efficiënt mogelijk benutten. Bijvoorbeeld over hoe je iets opslaat en hoe je het beste samen aan een document werkt. Zo hebben we een handleiding gemaakt hoe je aantekeningen van een meeting die in OneNote staan, uitwerkt tot een projectinitiatiedocument.’
Ook zijn er afspraken gemaakt over de mappenstructuur van documenten, zodat medewerkers bestanden snel kunnen vinden.
Efficiëntie
Op de werkplekken op kantoor zijn dockingstations geplaatst. Medewerkers kunnen direct aan de slag. De informatie van hun tablet verschijnt op het beeldscherm op hun bureau.
‘Dat werkt erg efficiënt, ze hoeven niet eerst allerlei kabels aan te sluiten, maar kunnen direct doorwerken. Ook is het aantal telefoontjes drastisch gedaald. Medewerkers kunnen bij de documenten zonder elkaar eerst te hoeven bellen waar die bestanden staan. Het voordeel zit niet zozeer in de belkosten, we hebben namelijk een abonnement voor onbeperkt bellen voor vast en mobiel. De winst zit vooral in de hogere productiviteit die het oplevert.’
Flexibel
Flexibiliteit is het andere groot voordeel van de nieuwe mobiele werkplekomgeving, aldus Nagtegaal. ‘Wij werken vaak in co-creatie met onze klanten. Onze mensen werken bijvoorbeeld bij die klanten op de vloer.’
‘Voorheen was het dan vaak omslachtig om bestanden uit te wisselen, maar dat is het nu niet meer. Bovendien zijn mensen beter bereikbaar, ook buiten kantooruren. Ze nemen hun tablet mee naar huis en kunnen in principe altijd bij de bestanden.’
Bekijk in onderstaande video hoe de medewerkers van Typify in hun dagelijkse werkzaamheden gebruik maken van Microsoft Office 365 en de HP Elite x2
Lees ook:
- Wat is de ideale flexibele werkplek om productief te werken?
- Werkplek van de toekomst draait om draadloze connectiviteit
- Zo creëer je een persoonlijke digitale werkplek
